こんにちは！
コンタクトメールでアポ取りをしたい人向けに、営業代行で成果を出している弊社がノウハウを発信しています！
今回は、「【今すぐできる】コンタクトメールでアポ獲得！コツ9つと例文8つ」について解説します。
この１記事で、コンタクトメールの例文を知って、確実にメールアポ獲得率を向上できる内容です。
(※弊社が仮説と検証を繰り返してきたデータをもとにお話ししています。)
▼誰しも、アポ取りメールをどう書けば良いかで一度は悩んだことがありますよね？
「リモートワークでアポ取りは電話よりメールが増えたけど、アポ獲得率を上げるにはどうすれば良いのだろう？」
「アポ取りメールのケース別の例文が知りたい。」
「メールでのファーストコンタクトで好印象を残すには、どんな書き方をすれば良いんだろう？」
実際、ファーストコンタクトのメールでアポに繋げる方法がわからず悩んでいる営業マンは多いです。
(私もその一人でいろんな方法を試して苦労しました。)
だからこそ、この記事で伝えるノウハウを１つでも知らなかったら、今後の営業活動で確実に詰みます。
(最悪の場合、間違った手法でアポ取りを続けて売上に繋がらないことも…。)
今回紹介するのは、弊社が営業代行会社として結果を出してきた中で習得した内容です。
こういった過程で、コンタクトメールでも確実にアポを取れる例文を完璧に習得してきました。
もしあなたが、「アポ獲得率を上げるコンタクトメールの書き方を知りたい！」
「ケース別の例文を参考に、アポを獲得できるメールを書きたい。」
「ファーストコンタクトで好印象を残せるメールの書き方を学んで、営業成績に繋げたい！」と思っているのであれば、必ず役立つ内容なのでぜひ最後まで読んでください。
1：【前提】営業のコンタクトメールで獲得したい「アポ」って？
前提知識として、営業での「アポ」とはどういう意味で使われるのでしょうか？
結論、営業担当者が顧客と会うための約束や予約のことを指します。
アポイントメント(Appointment)の略称として、上記の意味で使われることが多いです。
例えば、こういった場面でアポという言葉が使われます。
【営業でアポの言葉が使われる例】
・商談設定の場合
→「契約や交渉を行うために、アポを設定する。」
・プレゼンテーションの場合
→「商品の詳細や価格を説明するために、プレゼン日時のアポを取る。」
・フォローアップの場合
→「お客様の進展や状況を把握するために、アポを設定する。」
このように、「アポ」は商談設定として使われることが多いですが、場合によってはプレゼンやフォローアップの際にも使われることもあります。
メールアポの需要は高まっている！メールアポのメリット4つ
営業活動をする上で、顧客との商談にはアポ取りが必要ですが、電話とメールどちらが効果的なのでしょうか？
結論、ケースバイケースです。
しかし、新型コロナウイルスの感染拡大でリモートワークが普及し、電話でのアポ取りが難しくなってきている実態もあります。
なぜなら、リモートワークでは、固定電話が使用できないことや業務用携帯の支給が必須となること等、アポ取りがしづらい点が課題となるためです。
そのため、メールでのアポ取りの需要は高まっているのです。
メールアポのメリットは主に以下の4点。
【メールアポのメリット4つ】
①反応を数値で確認できること
②多くの情報を伝えらえること
③履歴が残るため、誤りが起きづらいこと
④自由な時間にアポ取りができること
メールと電話それぞれのメリットやデメリットを解説した記事もあるので、気になる方はぜひ下記記事も読んでくださいね。
＞＞営業代行会社が解説！アポメールはメールか電話どっち？3つのポイントも
このようなことから、メールでアポ取りをする必要性は高まっています。
ただし、アポ取りメールは競合他社からもたくさん届くため、メールを開封してもらい、アポに繋がるような文面にしなければなりません。
2：今すぐマネできる！アポ取りメールの構成とは？
では、アポイント獲得に繋がるコンタクトメールの構成はどのようにすれば良いのでしょうか？
おすすめなのは、以下4点を盛り込んだ構成です。
【アポ取りメールの構文4点】
アポ取りメールの構成①：相手の名前
アポ取りメールの構成②：挨拶・自己紹介をする
アポ取りメールの構成③：趣旨説明・本文
アポ取りメールの構成④：結びの言葉・署名
下記でそれぞれの概要を説明していきます。
アポ取りメールの構成①：お客様の宛名
メール本文の最初には、お客様の会社名・名前(様)といった宛名を記載します。
このときに注意したいのが、法人格は省略せず、名前はフルネームで書くということです。
また、部署名や役職がわかる場合は、それらも記載すると、より丁寧な印象になります。
（特に、相手との関係性が出来上がっていないファーストコンタクトで与える印象は重要なので、十分すぎるくらいの丁寧さを心がけましょう！）
なお、個人名を特定できていない場合は、会社名と部署に御中を明記してくださいね。
アポ取りメールの構成②：挨拶・自己紹介をする
宛名の次は、挨拶文です。
初めてアポメールを送る相手なのか、過去に取引をしたことがある相手なのかで使い分けることがポイントです。
初めてアポメールを送る場合には、自分が何者なのか、メールを送ることになったきっかけを説明しましょう。
例えば、「株式会社〇〇営業担当の田中です。御社のホームページを拝見し、ご連絡した次第です」といった具合です。
過去に取引をした相手の場合は、自分は何者なのか、以前にどのような取引でお世話になったのかを記載しましょう。
例えば、「以前〇〇プロジェクトではお力添えいただきありがとうございました」と一言添えるだけでも、イメージアップできますよ！
アポ取りメールの構成③：趣旨説明・本文
挨拶文・自己紹介のあとは、アポ取りメールの要である本文を書きましょう。
本文には、以下3要素を必ず記載してください。
①アポメールを送った理由
②アポイント内容の詳細
③商談の日程候補
メールを送った理由やアポ内容の詳細は、長文になりがちですが、相手にわかりやすく簡潔な文章にすることが重要です。
なぜなら、お客様は数多くのアポメールを受け取っていて、メールを読むことに長い時間をかけられないことが想定されるから。
こういった理由から、本文は簡潔で的確にまとめて書きましょう。
アポ取りメールの構成④：結びの言葉・署名
最後には、返信締切日とお礼文を書きます。
また、自分の会社名、名前(フルネーム)、会社の住所、問い合わせ先となる電話番号、メールアドレスといった署名も忘れずに入れましょう。
署名を付けることによって本文が長くなってしまうので、省略したほうが良いのでは？と思う方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、署名はコンタクトメールでとても重要な役割を持っているため、基本的には毎回記載することが望ましいです。
受信者側のメリットには、以下2点が挙げられます。
①番号を探さなくても、署名に電話番号があればその場ですぐに電話できる
②署名のメールアドレスをクリックすれば、新規のメール作成画面が立ち上がるので便利
以下に、署名の例を記載するので、アポメールを作成する際に活用してくださいね。
【署名の例】
——————————————————
株式会社○○○
法人営業～～部
佐藤◇◇
〒XXX-XXXX 東京都港区X-X-X
MAIL:xxxx.xxxx@xxxxx.co.jp
TEL：03-▲▲▲▲-▲▲▲▲ FAX：03-▲▲▲▲-▲▲▲▲
弊社公式サイト：http://www.～～～～
——————————————————
3：必見！アポ取りに成功するメールの書き方のコツ9つ！例文も
ここまで読んでくれているあなたなら、コンタクトメールの構成は理解できたと思います。
では、具体的な内容はどのように書いたらよいのでしょうか？
【メールでのアポ取りが成功するためのコツ9つ】
アポ取りメールのコツ①：CTAは1つでわかりやすく伝える
アポ取りメールのコツ②：セールスライティングテクを使う
アポ取りメールのコツ③：開封したくなる件名にする
アポ取りメールのコツ④：本文は要点から書き出す
アポ取りメールのコツ⑤：.メールを送った経緯を書く
アポ取りメールのコツ⑥：的確かつコンパクトにメリットを伝える
アポ取りメールのコツ⑦：自分から複数の候補日を提示する
アポ取りメールのコツ⑧：正しい敬語を使用する
アポ取りメールのコツ⑨：返信の期限を設定する
アポ取りメールのコツ①：CTAは1つでわかりやすく伝える
CTAとは、メールの受信者に対して次のステップを促す要素のことです。
（例えば、資料請求用のURLのダウンロードや、アポを獲得するためのお問い合わせフォームなど。）
このCTAが簡単でわかりやすいほど、メールでのアポは取りやすい傾向にあります。
なぜなら、複数のCTAがある場合メールを受け取った人に「どのURLをクリックすれば良いの？」と迷いが生じるからです。
他にも、アポの申し込むページでの記入項目が5個も10個もあると、面倒だと感じて離脱につながってしまうのです。
こういった理由から、メールでのCTAはわかりやすくて簡単なもの1つに絞ることが大事になります。
（もし、アポ取りまでに複数のステップが必要な場合は、2〜3通のメールを数日に分けて送ることもおすすめです！）
アポ取りメールのコツ②：セールスライティングテクを使う
なぜなら、セールスライティングを使うことで、最後まで読んでもらえて行動を促せるためアポ取りがしやすいためです。
実際、弊社でもメールでのアポ取りをしていますが、セールスライティングテクを使っているため成果が出ています。
セールスライティングを使ったら営業感が出て相手からうざがられてしまうのではないかと思われるかもしれませんね。
しかし、そんなことはありません。
セールスライティングを使うことで、メールを読んだ相手に商品の魅力を存分に伝えられます。
結果、「アポを予約して直接話を聞いてみよう！」と思わせることができるのです。
こういった理由から、メール営業でのアポ取りを成功させるには、セールスライティングテクを使うことが重要なポイントです。
アポ取りメールのコツ③：開封したくなる件名にする
なぜなら、メールが開封されないことにはそもそもアポ獲得に繋がらないからです。
実際、ビジネスパーソンの多くは、1日に何十通、多い人だと1日に100通以上のメールに目を通します。
そのため、メールの件名は「どうすれば興味を惹けるのか？」の視点で考えることが大事。
実際に効果的があった件名の特徴は以下の通り。
【開封率が高いメールの件名の例】
・具体的でベネフィットが伝わる文になっている
→具体的だと想像しやすく、かつ相手にとってのベネフィットがわかればメールを読む動機になる！（例：アポ獲得の5つのコツ・半年で10キロ痩せる方法！など）
・新規性がある
→人は自分の命を守る習性があることから、本能的に新しい情報に反応する！（新発売！・ニュース・新事実など）
・希少性や特別感が伝わる文になっている
→人は希少で特別なものを好む傾向にあるので、自然とクリックされやすい！（例：限定5社！・10月5日まで・本日限りの特別価格！など）
このように、件名で興味を引く内容を記載することで、メールが開封されやすくなるのです。
これは大事な考え方なのですが、コンタクトメールでの件名は、メールを開封させる役割を担っています。
なので、本文との一貫性は加味しつつ、開封してもらうことにフォーカスして相手の興味を引くことが成功に繋がります。
このことからも、コンタクトメールでのアポ取りをする際は、開封したくなる件名を考えましょう！
アポイント獲得率を高められるメール件名の書き方については、下記記事でも説明しているのでぜひ読んでください！
＞＞【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
＞＞営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
アポ取りメールのコツ④：本文は要点から書き出す
なぜなら、冒頭の一行で要点を伝えられなかったら、アポイントのハードルが上がってしまうからです。
そのため、本文の最初に結論となる要点、その後に詳細と続くような相手に伝わりやすい文章を心がけましょう！
その際のポイントは、どのような方に、何の目的でアポイントを取りたいかがわかる5W1Hを意識した本文にすること。
（5W1Hとは：Who、When、What、Why、Where、How）
営業メールを送るからには、「自社サービスの〇〇なところが良いですよ！」とたくさんアピールしたくなる気持ちが湧いてくるかと思います。
ですが、長いメールはそもそも読まれにくいですし、逆に話してみたいと思えないものになってしまいます。
そのため、詳しい説明は相手から質問があったときや、実際のアポイントの際にすることがおすすめです。
このように、アポ取りメールを書く際は、短時間でチェックしてもらいやすいよう要点から書くことが重要です。
アポ取りメールのコツ⑤：メールを送った経緯を書く
なぜなら、「なぜメールを送ったのか」や「誰からの紹介で送ったのか」等の経緯を書かないと、不審なイメージを持たれてしまう可能性があるからです。
コンタクトメールでアポ取りメールを送って約束を取り付ける場合、初めての取引先だったり、相手とあまり親しくなかったりする場合が多いはず。
そのため、「誰から自社のことを聞いたのか？」等の経緯を伝えなければ、相手に失礼な印象を与えかねません。
では、「具体的にはどんな風に経緯を書いたら良いのだろう？」と思った方もいらっしゃるかもしれません。
そんなあなたに向けて、メールを送った経緯の書き方の例文を以下にまとめましたので、参考にしてくださいね。
【メールを送った経緯の書き方(例文)】
・前任の〇〇の紹介があり、ご連絡いたしました。
・〇〇プロジェクトの件で、関連事業を手がけている〇〇様にご連絡させていただきました。
・先日のIT企業懇親会でご挨拶した〇〇です。懇親会でお話しした〇〇に関して詳細お伺いしたく～
このように、営業メールを送る際のマナーとして、メールを送った経緯は必ず書くようにしましょう！
アポ取りメールのコツ⑥：的確かつコンパクトにメリットを伝える
なぜなら、相手の貴重な時間を使い、アポ取りメールを開封し読んでもらうことになるからです。
そのため、相手にとって有意義な時間になるよう工夫をする必要があるのです。
このことを前提にして、メール本文にはアポイントの時間を割いていただくことのメリットを端的に記載にしましょう。
(何のメリットがあるかわからないメールで「お時間ください！」と言われても、返信しないで済ませてしまう気持ちはわかりますよね…。)
例えば、商談で紹介したいサービスがあるなら、そのサービスが相手にとってどんなメリットがあるかを先に伝えましょう。
顧客の事業内容や業務内容を深く理解することで、的確かつコンパクトにメリットを伝えられるようになりますよ！
そうすれば、相手から「話を聞いてみたい！」と思ってもらいやすくなります。
このことから、コンタクトメールの本文ではメリットを伝えることが重要です。
アポ取りメールのコツ⑦：自分から複数の候補日を提示する
なぜなら、商談の日程を調整するときは、相手の都合に配慮する必要があるためです。
もちろん、相手に候補日を挙げてもらうこともできます。
ですが、日程を確認し選定する手間を相手にかけてしまうことになるので、できるだけこちらから候補日を提示しましょう。
候補日は、少なすぎても多すぎても相手の負担になってしまうため、3〜5日程を目安に箇条書きで示します。
また、時間は午前や午後のように曖昧にせず、具体的な時間帯を提示するようにしましょう。
(例えば、「「午前」と書いてあるけど、少し早めの8時からってOKなのかな？」等と相手に疑問を抱かせてしまうと、スムーズに進まなくなってしまうことも…。)
さらに、「8月30日」を「30日」のように月を省略しないことや、日付と曜日をセットで書くことも重要です。
そうすることによって、日程の誤解が防げます。
候補日の書き方は以下を参考にしてくださいね。
【フレーズ(例文)】
・以下日程のご都合はいかがでしょうか。
・以下日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
・以下の日程でご調整いただけますでしょうか。
【候補日の書き方(例文)】
・8月31日(木) 10：00～12：00
・9月4日(月) 13：30～16：00
・9月5日(火) 14：00～15：00
このように、アポ取りのコンタクトメールでは、自分からアポ候補日を複数提示することが大切です！
アポ取りメールのコツ⑧：正しい敬語を使用する
なぜなら、誤った敬語の使い方や言葉遣いは、ビジネスマンとしての印象を悪くしてしまうからです。
とはいえ、敬語って難しいですよね。
(私も頑張って丁寧にメールを書いたけど、「それ二重敬語になっているよ」と注意されてショックを受けたことがあります…。)
「自分は大丈夫！」と思っていても、実は間違っていたということも珍しくありません。
特にビジネスシーンでは、わざわざ注意してくれる人はほぼいませんので、自分で見直す必要があります。
以下で、メールでよくある間違いを3個まとめましたので、今一度チェックしてみてください。
【よくある間違い3個】
よくある間違い①：了解しました
敬語としては間違いないものの、フランクな印象を与えるため失礼に当たる、という意見が多くあります。
上司、取引先、顧客を相手にする場合には、「承知いたしました」という表現を使うのがベターです。
よくある間違い②：～させていただいております
「〜させていただく」というフレーズは、相手から許可が必要な場合や、謙遜するときの表現です。
不必要な場面で使うと不快感を与えるため、「～しております」という表現を使いましょう！
よくある間違い③：～になります
「～になります」は、ものが移り変わる様子を表現するフレーズです。
正しくは、「300円になります」は「300円です」、「こちらが資料になります」は「こちらが資料です」というように、「なります」を入れないようにします。
このように、アポ取りのコンタクトメールを送る際は、正しい敬語を使いましょう！
アポ取りメールのコツ⑨：返信の期限を設定する
なぜなら、受け取った相手にとっても、自分にとってもスケジュール調整がしやすくなるためです。
もしかすると、この記事を読んでくれているあなたは、「返信期限を設定すると、相手を急かしてしまうのでは？」と思っているかもしれませんね。
そういった側面もあるのですが、返信期限を設定することでむしろ相手に好印象を与えることができるのです！
なぜなら、返信期限の記載があることで、急いで対応が必要なのか、それとも少し優先度を落として対応しても良いのかを判断しやすいから。
(期限があることで、たとえお断りの内容であったとしても、何かしらのリアクションがもらいやすくなりそうですよね！)
間違っても、「お手すきの際にご返信ください」のような曖昧な書き方をしないでください。
仕事を相手のペースに委ねてしまうと、後回しにされる傾向があるためです。
これらのことから、アポ取りのコンタクトメールを送る際は、返信期限を設けるようにしましょう！
4：これで訪問に繋げよう！アポ取りコンタクトメール例文【ケース別】
ここまで読んでくださった方は、アポ取りメールのコツをわかっていただけたと思います。
では、コンタクトメールでは具体的にどのような文面を書いたらアポ獲得に繋がるのでしょうか？
結論、どんな相手に送るのかによって書くべき内容がかわります。
今回は、新規顧客と既存顧客のパターンに分けて、アポ取りメールの例文を解説します。
例文①：訪問に繋がる！新規顧客へのアポ取りメール
初めて連絡をする新規のお客様にメールを送る場合、特に以下4点を意識した文章にすることがおすすめです。
①開封したくなる件名にする
②メールを送った経緯を書く
③的確かつコンパクトにメリットを伝える
④CTAは1つでわかりやすく伝える
【アポ取りやコンタクトメールの例文(新規顧客向け)】
【件名】
【15社限定募集】〜〜でお悩みではありませんか？（①：開封したくなる件名にする）
【本文】
株式会社～～
～～様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〜〜の〜〜と申します。
この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡しました。(②メールを送った経緯を書く)
貴社は、下記3つの悩みのどれかに当てはまっていませんでしょうか？
①：〜〜（想定される相手の悩み）
②：〜〜（想定される相手の悩み）
③：〜〜（想定される相手の悩み）
もし、1つでも当てはまっておりましたら、
弊社が提供する〜〜（サービス内容）で解決することが可能でございます。
〜〜（サービス名）には、下記3点の特徴がございます。
① 〜〜（サービスの特徴やベネフィット①）
② 〜〜（サービスの特徴やベネフィット②）
③ 〜〜（サービスの特徴やベネフィット③）
もし1つでも当てはまるなら、弊社サービスを試していただく価値があると考えております。
実際、弊社サービスを導入から3ヶ月で〜〜を達成した企業様も数多くいらっしゃいます。（③的確かつコンパクトにメリットを伝える）
同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接ご説明させていただきたいと考えております。
お手数ですが、下記URLからご面談可能な日時をご選択ください。
※人気サービスのため、15社限定の募集とさせていただきます。
面談フォームのURL〜〜（④CTAは1つでわかりやすく伝える）
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〜〜
名前：〜〜
このように、上記4点を意識して文章を書けば、開封されてアポが取れるメールができあがります。
すべてを真似すると、弊社の真似だとわかってしまうため、流れだけを参考にして考えてみましょう。
（実際、弊社でもメール営業をしていますが、アポが取れている実績があるので、参考にしていただけるはずです！）
さらに詳細は、下記記事でも解説しているので併せてご覧ください。
＞＞決裁者とのアポが取れる方法はコレ！アプローチ方法や注意点も紹介
例文②：訪問に繋がる！既存顧客へのアポ取りメール
過去に取引がある場合、お互いをある程度知っていることから、アポイント獲得までの流れは新規顧客に比べてハードルがかなり下がります。
しかし、だからといって油断は禁物です。
書き方のポイントは新規顧客向けのメールのときと基本的に同じ！
さらに、失礼にあたる言葉遣いをしていないか、誤字脱字などをしていないかしっかり確認したうえで、連絡するようにしましょう。
【アポ取りやコンタクトメールの例文(既存顧客向け)】
【件名】
導入実績～～社突破！弊社サービス～～のご案内(①開封したくなる件名にする)
【本文】
株式会社～～
～～様
お世話になっております。株式会社～～の～～です。
先日は～～にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が提供する～～サービスで解決できるのではないかと考え、ご連絡させていただきます。(②メールを送った経緯を書く)
～～サービスは貴社と同業のお客様にも導入いただいており、～～を最大で～％改善した実績がございます。(③的確かつコンパクトにメリットを伝える)
もしよろしければ、直接ご説明し～～様のご意見をお聞かせいただければと思います。下記日程のご都合はいかがでしょうか。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
当日は、サービス内容の詳細や導入事例、貴社でのご活用イメージなどをご説明できればと思います。
なお、打合せは1時間程度を予定しております。
上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合の良い日をご連絡いただければ幸いです。(④CTAは1つでわかりやすく伝える)
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〜〜
名前：〜〜
おさらいになりますが、このように以下4つのポイントを踏まえた文章を書けば、アポ獲得率アップに繋がるでしょう。
①開封したくなる件名にする
②メールを送った経緯を書く
③的確かつコンパクトにメリットを伝える
④CTAは1つでわかりやすく伝える
ただし、取引してから随分日にちが経過している場合は、注意が必要です。
なぜなら、相手がこちらのことを覚えていない可能性もあるためです。
その場合は、いつごろ、どういった案件の取引をし、どのようにお世話になったのかを経緯の前に伝えると、思い出してもらいやすくスムーズなやり取りができますよ。
他にもアポイント獲得に繋がるメール例文を下記記事で紹介しているので、参考にしてください。
＞＞アポ取り成功率UP！ルート営業セールスのコツ7つと訪問理由5つ
【番外編：大学生向け】メールでのアポの取り方
最後に少し脱線しますが、大学生の方向けに就活における会社訪問やOB・OG訪問時に使える、メールでのアポの取り方を解説します。
ビジネス経験がない学生のときには、社会人相手にどのようにメールを送ったらよいか迷いますよね。
(実際、私が就活生のときも同じ悩みがありました…。)
実際に訪問ができれば、ホームページなどには載っていない情報を得ることができるため、企業選びの際には有用です。
ですが、一方で注意しなければいけない点も…。
それは、企業側も就活生を選ぶ機会にしているということ。
会社訪問はアポイントを取るところから始まっているため、本章で解説するアポイントの取り方やマナーを読んで対策するようにしましょう。
アポイントメールの書き方は、以下5つのポイントを押さえて書きましょう。
【大学生向け：アポイントメールの書き方ポイント5つ】
①誤字脱字のチェック
②件名はわかりやすく
③企業名は省略しない
④自己PRを兼ねて自己紹介をしよう
⑤要件は理由と合わせて端的に
いづれもとても基本的なことに感じるかもしれませんが、その分守れていないと非常に目立ってしまいます。
(例えば、誤字脱字が多いメールを送っていたら「正確性に欠ける子が来るのかもしれない」と会う前から印象が落ちてしまうかも…。)
なので、紹介した5つのポイントを意識して、メールを書くようにしましょう！
ちなみに、もっと詳細が知りたいという方は、下記記事を読んでみてくださいね。
＞＞営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
5：件名からコピペでOK！アポイント獲得後に送るメール例文
これまで説明してきた方法で「アポイントが取れたらそれで終了だ！」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、無事にアポイントが取れたらそこで終わりではありません。
必ず、お礼のメールを送りましょう！
なぜなら、感謝の気持ちを伝えることで、会社同士の信頼関係を築くことができるからです。
(こういうコミュニケーションの積み重ねが、大きな商談に繋がっていたりするんですよね…！)
また、お礼だけではなく、日程の再調整をするときや、アポイント(商談)前日のリマインドを送るときなど、他にもメールを送るシーンはあります。
下記に状況別で例文を用意したので、参考にしてくださいね。
アポイント獲得後メール例文①：アポ承諾のお礼
相手からアポイントの了承をもらったら、すみやかにお礼のメールを返信しましょう。
また、アポイントの日時を改めて記載し、相手との認識の齟齬がないかを重ねて確認するのがおすすめです。
【アポイント獲得後メール例文①：アポ承諾のお礼】
【件名】
ご返信のお礼と〇月〇日(曜日)のアポイントについてご連絡
【本文】
株式会社～～
～～様
お世話になっております。株式会社～～、営業部の～～です。
この度はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。
ご返信いただいた日時にて、貴社へ訪問させていただきます。
日程：〇月〇日(曜日) 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社 東京本社ビル〇階
訪問者：営業部～～、～～
日程変更の場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
また、当日は～～に関してご説明予定ですが、特に詳細を聞きたい内容などございましたら、お気軽にお申し付けください。
それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
アポイント了承後は、上記を参考にしてお礼メールを送るようにしましょう。
なお、オンライン商談の場合は、本文にZOOMやTeamsなどの会議招待リンクも貼り付けるようにしましょう。
アポイント獲得後メール例文②：日程変更の依頼
アポイントを無事に獲得できたけど、場合によっては、日程を再調整しなければならないケースもあるかもしれませんね。
せっかく了承してもらった日程なのに…と申し訳なさを感じるかもしれません。
ですが、すみやかに、そして謝意が伝わるよう先方に連絡を入れれば大丈夫！
ではどのような文章を送れば良いでしょうか？
以下で例文を紹介しますので、参考にしてくださいね。
【アポイント獲得後メール例文②：日程変更の依頼】
【件名】
アポイント日程の再調整のお願い
【本文】
株式会社～～
～～様
お世話になっております。株式会社～～、営業部の～～です。
先日は～～に関する打合せについて日程を調整いただき、誠にありがとうございました。
調整しておりました〇月〇日(曜日)〇時ですが、私の都合によりお伺いすることが難しくなってしまいました。
こちらからお願いしていた中で大変申し訳ないのですが、再度日程調整をお願いしたく存じます。
下記いずれかの日程にて、ご都合のよろしい日時はございますでしょうか。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
上記での調整が難しい場合は、～～様のご都合のよろしい日時を2〜3候補いただけますと幸いです。
何度も日程調整のご面倒をおかけしてしまい申し訳ございません。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
このように、謝罪したうえで日程の変更を依頼しましょう。
初対面であっても既存顧客であっても、丁寧に謝意を伝えることがポイントです。
アポイント獲得後メール例文③：アポ(商談)前日のリマインド
アポの日までには、お礼メールを送れば良いのでしょうか？
結論、前日にリマインドメールを送るととても丁寧です！
なぜなら、先方が忙しい方の場合、スケジュールを忘れてしまうこともあるからです。
商談する日までは、1週間程度時間があることが一般的。
リマインドメールを送ることでアポイントを思い出すきっかけになります。
さらに、もし先方が直前で日程を変更したくなった場合にも対応しやすくなりますよ。
このことから、アポ前日にリマインドメールを送ることが大切です。
以下に例文を載せますので参考にしてくださいね。
【アポイント獲得後メール例文③：アポ(商談)前日のリマインド】
【件名】
リマインド：明日のお打ち合わせについて
【本文】
株式会社～～
～～様
いつもお世話になっております。株式会社～～、営業部の～～です。
先日は打ち合わせの日程調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせ前日となりましたので、確認のためご連絡させていただきます。
【内容】
日時：〇月〇日(曜日) 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社 ～～支店
内容：新サービスの概要説明、ならびにご提案
もしご都合が悪くなった場合には、ご連絡いただけますと幸いです。
それでは、当時はどうぞよろしくお願いいたします。
アポイント前日は、上記を参考にして確認メールを送るようにしましょう。
なお、オンライン商談の場合は、本文にZOOMやTeamsなどの会議招待リンクも記載すると丁寧ですよ。
6：件名からコピペでOK！アポイント後のお礼メール例文【シーン別】
「無事にアポイントが終わったらお礼メールを送ろう！と思うけど、どんな文章を書いたら良いんだろう…。」と悩んだことはありませんか？
そんなときは、難しく考えすぎずに、例文や定型文を使ってでもまずは速やかにメールを送ることを優先しましょう！
なぜなら、丁寧なフォローを行うことで、会社同士の信頼関係構築にも繋がるからです。
さらに、その後の成約率にも影響します。
(自分が取引先の相手で、すぐにお礼のメールをもらったら、コミュニケーションを頻繁に取れる信用に値するビジネスマンだなと思いますね！)
以下に、シーン別のアポイント後のお礼メール例文を載せますので、ぜひ参考にしてくださいね。
アポイント後メール例文①：どのようなシーンでも！基本形
【件名】
本日のお打ち合わせのお礼
【本文】
株式会社～～
～～様
いつもお世話になっております。株式会社～～の～～です。
本日は、～～サービスの件でお打ち合わせの時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、貴社の課題やサービスに関する要望・意見をお聞かせいただき、感謝申し上げます。
ご提案させていただきました～～サービスについて、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
不明点や気になる点などございましたら、お気軽にご相談くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
こちらが基本形の例文です。
打ち合わせ時に、見積書や発注書の作成を依頼された場合は、一緒に添付して送りましょう。
あるいは、いつまでに送付できるかのスケジュールを共有するようにしましょう。
先にスケジュールを共有することで、やみくもに待たされている感が減ります。
さらに、取引先側のタスクのスケジュール管理がしやすくなります。
迷ったら、まずはこちらの例文を参考にお礼メールを送ってみてくださいね！
アポイント後メール例文②：事前告知なしの訪問営業後
【件名】
本日のお打ち合わせのお礼
【本文】
株式会社～～
～～様
お世話になっております。株式会社～～の～～です。
本日は突然の訪問させていただいたにもかかわらず、提案のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
～～様からいただいたご指摘に関しては、すぐに社内で検討し、〇日までにご回答できるよう進めてまいります。
突然の訪問ではございましたが、これを機に末永くご取引いただけましたら幸いです。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、お礼申し上げます。
こちらが事前告知なしで訪問営業に応じてくれたときに用いる例文です。
飛び込み営業を実施されている方は、アポなしで訪問することもあるかもしれませんね。
アポなしにもかかわらず、訪問に応じてくれる確率は0.5％〜3％と言われています。
そんな中でも訪問に応じてくれたなら、そのご縁を活かせるようコミュニケーションを取らなければもったいないです。
(その場での成約は難しくても、後々別サービスの顧客になってくれるということも…！)
このことからも、事前告知なしの訪問営業後には、必ず当日中に例文のようなお礼メールを送ることが大切です。
アポイント後メール例文③：商談時に課題をいただいたら
【例文】
お打ち合わせのお礼
【本文】
株式会社～～
～～様
いつもお世話になっております。株式会社～～の～～です。
本日はお忙しいところ貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
先ほど、～～様にご質問いただいた「～～」の件については、すぐに社内で検討し、次回のお打ち合わせの場で最適なご提案ができるよう進めさせていただきたいと存じます。
ご質問いただいた件以外にも気になる点がございましたら、どんな小さなことでも構いませんので、お気軽にご連絡いただけますと幸いです。
次回は〇月〇日(曜日)〇時にお伺いいたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
こちらが商談時に課題をいただいた場合の例文です。
商談や打ち合わせの場では、その場で回答できない質問や指摘を受けることも多くあります。
そんなときは、宿題とさせていただきましょう。
そして、そのことをお礼メールを送る際に期日とともに明記することが大切です。
なぜなら、期日を明確にすることで「ちゃんと調べてくれているんだな」と安心感を与えることができるからです。
取引先の立場の場合、自分が質問した内容にいつまでも答えてくれなかったら、失礼な印象を受けますよね。
(さらに、自分から「例の〇〇の件ってどうなっていますか？」と更問することは、憚られることも…)
このことから、商談時に課題をいただいた場合は、「来週までに対応します」などと期日を明確にしたうえでお礼メールで伝えることが大切です。
7：知らないとまずい！アポ取りメールを送る際に注意したいマナー
ここまで、メールでのアポイントの取り方を解説しました。
ですが、大前提としてさらにアポイントをとれるようにするために、押さえるべきマナー2つがあるので紹介します。
【押さえておくべきマナー2つ】
アポ取りメールのマナー①：メール送付のタイミングを考慮する
アポ取りメールのマナー②：前もってリサーチや準備を行う
アポ取りメールのマナー①：メール送付のタイミングを考慮する
なぜなら、どんな状況でもお客様の時間を大切にする姿勢は、信頼関係を築く上で非常に重要になるためです。
あなたの印象が良くなれば、その後の商談や、リピートにもつながります。
たとえば出社直後の8時〜9時ごろ、昼休憩の12時〜13時ごろ、退勤前の18時〜19時ごろは、緊急性の低い営業メールは開封されることが少ない傾向にあります。
よってこれらの時間帯は避けてアポ取りメールを送るようにしましょう。
確かに、自分の都合でメールを送り、最短でアポイントを取ることもできるかもしれません。
ですが、それ以上に、長期的な視点で信頼関係を築くために、相手のスケジュールを優先することがマナーでもあります。
(アポイントが取れた後、態度が大きくなる営業マンだと信頼がなくなっちゃうよね…！)
このことからも、メール送付のタイミングを考慮することを意識しましょう。
アポ取りメールのマナー②：前もってリサーチや準備を行う
なぜなら、アポイントをスムーズに取るためには、お客様の悩みやニーズを深く知っておかなければできないからです。
意外と数打ちゃ当たるという考えで、コピペで量産したメールを多くの顧客に送っている営業マンも少なくありません…。
実際、先日私のもとに営業のメールが届いたのですが、今の悩みを具体的に代弁してくれていた内容だったので、すごく印象的だったのを覚えています。
こういった理由から、コンタクトメールでアポイントを効果的に取りたいなら、前もってリサーチや準備をすることが最低限のマナーです。
もしかしたら、人によっては「当たり前でしょ。」と思うかもしれません。
ですが、こういった基礎的な内容を積み上げることで、お客様との信頼関係を築いて、効果的にアポイントを取ることに繋げられるのです。
8：必見！アポ獲得を成功させたければ【メール×電話】がおすすめ！
ここまで、コンタクトメールでのアポイントの取り方を解説してきました。
ですが、効果的にアポイントを取りたい方は、メールを送るだけではなく、メールと電話をかけ合わせて行うのがおすすめです。
なぜなら、メールだけでは細かいニュアンスや気持ち、営業担当がどういう人物なのかを伝えることが難しいからです。
もちろん、詳しい情報を正確に伝えられることや、エビデンスを残せることなど、コンタクトメールを送るメリットもあります。
(めちゃくちゃ細かい情報を電話で伝えても、メモするのが大変なのでメールで送ってほしい…と思われてしまうこともしばしば…。)
ですが、急ぎの要件や今後も関係性を強化したい場合は電話で伝えたほうがベターです！
このように状況や相手との関係性によって、メールと電話のどちらを選ぶべきかは変わります。
(個人的には、どっちにすべきか迷ったら電話で直接伝えておけば、印象は悪くならないかなと思っています。)
こういった理由から、アポ獲得率を向上させたいなら、コンタクトメールを送るだけではなく、状況に応じて電話での連絡もすることが重要ですよ。
まとめ：【今すぐできる】コンタクトメールでアポ獲得！コツ9つと例文8つ
この記事では、ファーストコンタクトメールでアポ獲得率を上げる例文を解説してきました。
メールアポのメリットやアポ取りメールの構成はもちろん、具体的な例文や注意点もお伝えしました。
（一度読んだだけでは完璧にマスターできないので、何度も読み返して書いてみてくださいね。）
ですが、業界やターゲットの状況によっては、メールと電話を組み合わせることが有効な場合も出てきます。
そのため、コンタクトメールだけに固執しすぎずに、臨機応変に対応することが大切ですよ。
少しでもあなたがアポ獲得率を上げて、効果的な営業活動をできるように応援しています。
では、最後まで読んでいただきありがとうございました！
他の人は「アポ獲得率2％超え！営業で手紙を使う場合の例文2選」も読んで、さらに実力を付けています。