こんにちは！
効果的なDMを作成したい人向けに、そのノウハウを発信しています！
今回は、「簡単！DMの挨拶文のテンプレート例文5つ【シチュエーション別】」について解説します。
この１記事で、確実に顧客の心を掴める挨拶文が作成できる内容です。
(※弊社が仮説と検証を繰り返してきたデータをもとにお話ししています。)
▼誰しもDMでの挨拶文のテンプレートで一度は悩んだことがありますよね？
「DMでの、効果的な挨拶文の書き方やテンプレートが知りたい！」
「どんなポイントに気をつけて書けば、顧客の心を掴めるの？」
「具体的にDMで使える挨拶文の例文やテンプレートを真似たい！」
実際、どうやって挨拶文を作成すれば良いかわからず、効果が出ない内容を書いている営業マンは多いです。
だからこそ、この記事で伝えるノウハウを１つでも知らなかったら、今後のDM営業で確実に詰みます。
挨拶文が下手ゆえに、最後までDMを読んでもらうことすらできないことも…。
今回紹介するのは、私がDMで反響率2％、成約率50％を達成してきた中で習得した内容です。
こういった過程で、効果が出るDMでの挨拶文を完璧に習得してきました。
もしあなたが、「DMでの、効果的な挨拶文の書き方やテンプレートが知りたい！」
「挨拶文を作成するポイントに気をつけて、顧客の心を掴める内容にしたい。」
「DMでの挨拶文の例文やテンプレートを真似て、すぐ簡単に作成したい！」と思っているのであれば、必ず役立つ内容なのでぜひ最後まで読んでください。
1：テンプレートの前に重要…DMでの挨拶文とは？役割は？
まず、DMでの挨拶文のテンプレートを知る前に、その意味と役割を押さえておきましょう。
結論、DMでの挨拶文は、顧客に対して丁寧で親切な印象を与えることや、その後のコミュニケーションの機会を設ける役割があります。
具体的には、下記のような意味と役割があります。
挨拶文の意味と役割①：相手に対する敬意の表現をする
挨拶文の意味と役割②：コミュニケーションの始まりや印象付け
挨拶文の意味と役割③：顧客の関心・ポジションを理解するための手掛り
挨拶文の意味と役割④：DMで伝える内容のアピール
挨拶文の意味と役割①：相手に対する敬意の表現をする
DMで挨拶文を書くことで、相手に対して敬意を示すことができます。
新しい人とコンタクトを取る場合や、自分が知らない相手に手紙を送る場合、挨拶文を書かないことは失礼ですよね？
そういった意味で、基本的なマナーとしての役割があるんです。
挨拶文の意味と役割②：コミュニケーションの始まりや印象付け
DMでの挨拶文は、コミュニケーションの始まりや印象付けとなります。
例えば、丁寧でわかりやすく、顧客が興味を持ちやすい内容を書くことで、返信をもらう確率が上がります。
そういった意味でも、必ず挨拶文は必須です。
挨拶文の意味と役割③：顧客の関心・ポジションを理解するための手掛り
DMで挨拶文を書くことで、相手の興味やポジションを理解できるんです。
例えば、「相手がどのような状況にいるのか？」「何に関心があるのか？」を知ることができますよね？
その結果、その後のDMでのやり取りに役立てることができます。
挨拶文の意味と役割④：DMで伝える内容のアピール
DMで挨拶文を書くことで、自社サービスや商品の魅力をうまく伝え、相手にアピールすることができます。
そのために、相手に興味を持ってもらえるように、魅力的な提案をすることが重要です。
このように挨拶文は、DMにおいて非常に重要な役割を持ちます。
(丁寧かつわかりやすく、魅力をアピールする言葉を選ぶことが大切だよ！)
2：DMの挨拶文で使えるテンプレート例文5パターンを紹介！
では早速、DMの挨拶文で使えるテンプレートを紹介しますね。
また、そのテンプレートを使った実際の例文も紹介するので、参考にしてください。
挨拶文の例文・テンプレート①：新規顧客(初めて送る)向けDM
挨拶文の例文・テンプレート②：既存顧客向けDM
挨拶文の例文・テンプレート③：休眠客向けDM
挨拶文の例文・テンプレート④：記念日を迎える顧客向けDM
挨拶文の例文・テンプレート⑤：新商品やサービス販売のDM
ちなみに、下記の記事でもDMでの挨拶文や例文を解説しているので、要チェックです。
＞＞真似て書ける！DMを使った新規営業の例文【挨拶文の例もあり】
＞＞攻略！新規開拓の挨拶文はこう書くと効果的！toB・toC向け
挨拶文の例文・テンプレート①：新規顧客(初めて送る)向けDM
新規顧客に対してはこの3つの構造で、挨拶文を考えるとうまく思いつきますよ。
テンプレート①：季節の挨拶を伝える
テンプレート②：DMを送付した経緯を伝える
テンプレート③：DMを読むメリットを伝えて興味付けする
実際に、上記の挨拶文のテンプレートを使って作成した例文がこちらです。
初春の候、貴行益々ご発展のことと大慶に存じます。(テンプレート①：季節の挨拶を伝える)
この度、PR timesでのプレリリース記事を拝見し、貴社に興味を持ちました。(テンプレート②：DMを送付した経緯を伝える)
SNS集客を行っている貴社であれば、弊社のSNS運用代行サービスが貴社のお役に立てるのではないかと考えており、ぜひご提案の機会を頂戴したく、お手紙をお送りいたしました。(テンプレート③：DMを読むメリットを伝えて興味付けする)
上記の挨拶文のように書ければ、初めて接点を持つ顧客でも、疑心を持たれにくい文脈になります。
また、このままDMを読み進めるメリットも伝わるので、最後まで読んでもらえる確率も上がるのでおすすめです。
(実際に弊社の手紙営業代行サービスでも、このテンプレートで挨拶文を作成して成果が出てるよ！)
BtoB企業向け！DMの挨拶文で使える季節の挨拶のテンプレート
もしかすると前述した挨拶文の例文を読んで、「季節の挨拶ってどう考えるの？」と思ったかもしれませんね。
なので、テンプレートで簡単に書けるように例文を紹介します。
まずはどういったテンプレートで、季節の挨拶を伝えるか決めましょう。
・〜〜、貴社益々ご発展のこととお慶び申し上げます。
・〜〜、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
・〜〜、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
そして、DMを送付する季節に応じて、当てはめる言葉を決めるだけです。
1月の挨拶文：初春の候・寒冷の候・厳冬の候
2月の挨拶文：立春の候・晩冬の候・梅花の候
3月の挨拶文：早春の候・春分の候 ・春色の候
4月の挨拶文：桜花の候・陽春の候・春日の候
5月の挨拶文：立夏の候・残春の候・初夏の候
6月の挨拶文：入梅の候・梅雨の候・初夏の候
7月の挨拶文：梅雨明けの候・盛夏の候・酷暑の候
8月の挨拶文：残暑の候・残暑の候・残暑の候
9月の挨拶文：初秋の候・秋晴の候・秋冷の候
10月の挨拶文：仲秋の候・秋冷の候・紅葉の候
11月の挨拶文：紅葉の候・晩秋の候・初冬の候
12月の挨拶文：師走の候・霜寒の候・歳晩の候
この辺りに関しては、もっと詳しい内容を「攻略！新規開拓の挨拶文はこう書くと効果的！toB・toC向け」で解説しています。
挨拶文の例文・テンプレート②：既存顧客向けDM
新規顧客とは違って、既存顧客にDMを送付する場合は、テンプレートを変えた方が効果的です。
テンプレート①：以前の取引に対するお礼を伝える
テンプレート②：自社側の取り組み内容を伝える
テンプレート③：顧客にとって欲しい行動を伝える
実際に、上記のテンプレートをで作成した挨拶文の例文が下記になります。
先日はお取引ありがとうございました。弊社サービスの〜〜をお使いいただくことができ、うれしく存じます。(テンプレート①：以前の取引に対するお礼を伝える)
今後とも弊社サービスの〜〜をご愛顧いただけますよう、サポート体制を整え努力を重ねてまいります。(テンプレート②：自社側の取り組み内容を伝える)
何かご質問等があれば、お気軽にお問い合わせください。(テンプレート③：顧客にとって欲しい行動を伝える)
新規顧客と比べて、既存顧客だとある程度信頼関係が構築できています。
そのため、強く興味を惹かせる挨拶文を書かずとも、DMを読み進めてもらえる確率が高いです。
そういった背景からも、既存顧客との信頼関係をさらに構築するために、お礼ベースで挨拶文を考えるのがおすすめですよ。
挨拶文の例文・テンプレート③：休眠客向けDM
しばらくDMを送付していなかった休眠客には、より興味を持ってもらえるような挨拶文を考えることが重要です。
テンプレート①：以前サービスを利用した記憶を思い出させる
テンプレート②：DMを送付した目的とメリットを伝える
テンプレート③：パーソナル感・特別感を伝える
実際に、上記の挨拶文のテンプレートで作成した例文がこれです。
ご無沙汰しております。私たちは〜〜(会社名)と申します。以前、当社のプロダクトをお試しいただき、誠にありがとうございました。(テンプレート①：以前サービスを利用した記憶を思い出させる)
最近、〜〜(DMを送付する顧客の悩み)でお悩みの方に、そういったお悩みを解決できる、新サービスの〜〜(サービス名)を開始したお知らせとして、お手紙をお送りさせていただきました。(テンプレート②：DMを送付した目的とメリットを伝える)
これまでご利用いただいていたお客様、【20社限定】の特別価格で、ご案内をお送りいたします。(テンプレート③：パーソナル感・特別感を伝える)
特に、休眠客向けのDMは送付しても反響率が低いこともあります。
その理由は「どうせいろんなお客さんに送付してるんだろう。」「以前サービスを利用したけど、もう必要性がなくなってしまった。」と感じている顧客が多いからです。
だからこそ、顧客にとってのメリットをアピールし、「あなただけに伝えてるんですよ！」と書くのが重要！
そうすることで、「こんなメリットがあるなら、きちんとDMを読んでみようかな？サービスを再開してみようかな？」と思うきっかけ作りになるのです。
(一番ダメなのが、堅苦しい挨拶ばかりで顧客へのメリットが伝わらない挨拶文だよ！)
挨拶文の例文・テンプレート④：記念日を迎える顧客向けDM
記念日を控える顧客へのDMは、サービスを利用してもらうための動機づけとして使いやすいです。
そういった場合は、下記のテンプレートで挨拶文を考えると良いですよ。
テンプレート①：顧客に感謝の想いを伝える
テンプレート②：DMを送付した目的・メリットを伝える
テンプレート③：限定性・希少性をアピールする
この〜〜年間(顧客がサービスを利用してくれていた年数)]、〜〜(サービス名)をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。日頃の感謝を込め、お客様に必要とされるサービスとプロダクトの提供に全力を尽くしております。(テンプレート①：顧客に感謝の想いを伝える)
〜〜(記念日・節目・イベントなど)に合わせて、当社サービスをご利用いただけるキャンペーンをご用意いたしました。(テンプレート②：DMを送付した目的・メリットを伝える)
〜月〜日までのご来店で、30名様限定で下記クーポンをご利用いただけます。この機会に、ぜひ当社のサービスをご検討くださいませ。(テンプレート③：限定性・希少性をアピールする)
これまで何度も取引がある顧客に対しては、新規や既存顧客とは違った角度で挨拶文を考える必要があります。
お礼のメッセージは当たり前に必要ですが、それ以上に顧客へのメリットや限定性を伝えるのが重要！
(例えば、顧客の誕生日に合わせてクーポンを配布するなど！)
そうすることで、よりDMの内容に興味を持ってもらうことができます。
すでに関係性が構築できているものの、「いかにDMの内容に興味づけできるか？」が考えられれば、サービスをもう一度利用してもらえて売上UPにつながりますよ。
挨拶文の例文・テンプレート⑤：新商品やサービス販売のDM
私だったら、このテンプレートを使って効果的な挨拶文を考えます。
テンプレート①：感謝と新サービスを販売することを伝える
テンプレート②：サービスの特徴やメリットを伝える
テンプレート③：限定性やキャンペーンを伝える
上記のテンプレートを使ってDMの挨拶文を考えると、こんな感じになります。
いつも弊社サービスの〜〜(サービス名)をご利用いただき、ありがとうございます。この度、新商品・新サービスの〜〜(サービス名)の発売を記念し、特別キャンペーンを企画しました。(テンプレート①：感謝と新サービスを販売することを伝える)
従来の製品より1kg減量化し、水洗いが可能となっています。(テンプレート②：サービスの特徴やメリットを伝える)
下記よりお申し込みいただいた方15社限定で、20％OFFの特別価格にて先行販売させていただきます。ぜひこの機会に、ご検討ください。(テンプレート③：限定性やキャンペーンを伝える)
人は、常に新しい情報や物を欲するため、新サービスやキャンペーンをDMで伝えることは効果的です。
ただそれに加えて、「先着〜〜名様限定ですよ！」と伝えることで、さらに購買意欲を掻き立てることが可能。
なので、テンプレートを真似て新サービスをアピールするDMの挨拶文を考えてみてくださいね。
以上が、シチュエーション別でのDMの挨拶文の例文とテンプレートでした！
3：こうやってDMの挨拶文を書く！【BtoB・BtoC別で解説】
先ほど、シチュエーション別でDMでの挨拶文テンプレートを紹介しました。
それに加えて、BtoBとBtoCでは挨拶文のテンプレートも変わるため、そちらも紹介しておきますね。
【BtoB向けにDMの挨拶文を書く場合のテンプレート】
ステップ①：季節の挨拶を伝える
ステップ②：DMを送付した経緯を伝える
ステップ③：DMを読むメリットを伝えて興味付けする
【BtoC向けにDMの挨拶文を書く場合のテンプレート】
ステップ①：TG(ターゲット)の悩みを代弁する
ステップ②：最悪の未来を伝えて悩みを煽る
ステップ③：前述した悩みが解決できることを伝える
この記事で解説すると長くなりすぎるので、別記事で解説しています。
＞＞攻略！新規開拓の挨拶文はこう書くと効果的！toB・toC向け
以上が、BtoBとBtoC向けDMでの挨拶文のテンプレートでした！
4：反響が増える！効果的な挨拶文を作成するためのポイント5つ
ここからは、よりDMでの効果を高めるための挨拶文のポイントを紹介します。
ポイント①：”あなただけ”にDMを送付していることを伝える
ポイント②：特に新規顧客にはDMを送付する目的を明確に伝える
ポイント③：DMの主語を読み手にした挨拶文を書く
ポイント④：BtoB向けDMでは特にマナーある挨拶をする
ポイント⑤：DM本文だけでなく封筒にも読まれる工夫をする
ポイント①：”あなただけ”にDMを送付していることを伝える
なぜなら、DMの読み手は「どうせ他のお客さんに同じような内容を送ってるんでしょ」と気づいているからです。
そういった想いが強くなりすぎると、DMに興味を持たれず最後まで読んでもらえないことも…。
そもそも、DMの挨拶文には大きく分けて2つの目的があります。
1つ目が、パーソナルにDMを送付していることが伝わること。
2つ目が、特別感が伝わるあなただけに送付していますよということです。
だからこそ、テンプレートでも伝えたように”特別感”を伝えることがポイントです。
ご無沙汰しております。私たちは〜〜(会社名)と申します。以前、当社のプロダクトをお試しいただき、誠にありがとうございました。
最近、〜〜(DMを送付する顧客の悩み)でお悩みの方に、そういったお悩みを解決できる、新サービスの〜〜(サービス名)を開始したお知らせとして、お手紙をお送りさせていただきました。
これまでご利用いただいていたお客様、【20社限定】の特別価格で、ご案内をお送りいたします。
→「過去に商品を利用した特別なお客さんだから、DMを届けてくれたのか！」とプラスのイメージに変わりやすい。
上記のように、挨拶文に「あなただけにDMを送付してますよ。」と伝わる文章を入れてみましょう。
ポイント②：特に新規顧客にはDMを送付する目的を明確に伝える
なぜなら、DMを受け取った相手は「何か売り込まれるかもしれない。」と警戒心を持って読んでいるからです。
そこで、売り込みではなく「なぜDMを送付したか？」を伝えれば、不信感を払拭できます。
ご無沙汰しております。私たちは〜〜(会社名)と申します。以前、当社のプロダクトをお試しいただき、誠にありがとうございました。
最近、〜〜(DMを送付する顧客の悩み)でお悩みの方に、そういったお悩みを解決できる、新サービスの〜〜(サービス名)を開始したお知らせとして、お手紙をお送りさせていただきました。
これまでご利用いただいていたお客様、【20社限定】の特別価格で、ご案内をお送りいたします。
→サービスを購入して欲しい気持ちより、顧客にとってのメリットが伝わるため、売り込み感を抑えた挨拶文になっている！
もちろん、DMの目的はサービスの利用や購入です。
しかしその挨拶文で、「AだからあなたにとってBの悩みを解決できますよ！」といった文章を書くだけで、プラスのイメージに変換できるんです。
ポイント③：DMの主語を読み手にした挨拶文を書く
なぜなら、DMの主語を読み手にした挨拶文の方が、感情移入して読んでもらいやすいからです。
特にDMを最後まで読むかどうかを決める挨拶文では、大事な考え方です。
例えば、この例文だとどちらの挨拶文に興味を持ちますか？
挨拶文A：
初春の候、貴行益々ご発展のことと大慶に存じます。
弊社のSNS運用代行サービスの内容がリニューアルいたしました。ぜひご提案の機会を頂戴したく、お手紙をお送りいたしました。
→主語が読み手になっておらず、どんな企業や人にでも送付できる挨拶文になっている！
挨拶文B：
初春の候、貴行益々ご発展のことと大慶に存じます。
この度、PR timesでのプレリリース記事を拝見し、貴社に興味を持ちました。
SNS集客を行っている貴社であれば、弊社のSNS運用代行サービスが貴社のお役に立てるのではないかと考えており、ぜひご提案の機会を頂戴したく、お手紙をお送りいたしました。
→読み手視点の文章になっているため、よりDMの内容に興味を持ってもらいやすい！
きっと、後者の挨拶文の方が響く文章になっていると思います。
こういった理由から、DMの挨拶文では主語が読み手になるように書くのがポイントです。
ポイント④：BtoB向けDMでは特にマナーある挨拶をする
特に、企業に対してDMを送付する場合は挨拶文でのマナーが必須です。
(これができていないと、マナーがなくてマイナスイメージだし成約にたどり着けないよ…！)
初春の候、貴行益々ご発展のことと大慶に存じます。
この度、PR timesでのプレリリース記事を拝見し、貴社に興味を持ちました。
SNS集客を行っている貴社であれば、弊社のSNS運用代行サービスが貴社のお役に立てるのではないかと考えており、ぜひご提案の機会を頂戴したく、お手紙をお送りいたしました。
→挨拶文の冒頭で、季節の挨拶を伝えているので誠意も伝わる！
特にBToB向けのDMを作成する時は、季節の挨拶を先に伝えるのがポイントです。
ポイント⑤：DM本文だけでなく封筒にも読まれる工夫をする
少しDMの挨拶文のテンプレートから話は逸れてしまいますが、DMでは封筒の工夫も大事です。
なぜなら、DMではじめに目にする部分が封筒だからです。
DMを受け取った顧客の中には、封筒だけで読むか読まないかを判断する人もいます。
そこで、”読まれる工夫”を入れることで、確実にDMの本文まで目を通してもらえるんです。
(実際に弊社では、封筒に手書きで宛名を記入して特別館などの工夫を凝らしているよ！)
だからこそ、挨拶文以前にDMの封筒にもこだわることがポイントです。
以上が、DMの挨拶文でのポイント5つでした！
5：絶対にやってはいけない！DMの挨拶文を作成するときの注意点3つ
では最後に、「これをやっちゃうと効果の出ない挨拶文になってしまう…。」という注意点3つを紹介しますね。
注意点①：売り込み感が強い挨拶文になっている
注意点②：ターゲットが不明確すぎる挨拶文になっている
注意点③：DM内や挨拶文が私信風になっていない
注意点①：売り込み感が強い挨拶文になっている
先ほども伝えた通り、DMの読み手は「何か売りつけられそう…。」と疑心感を持ってDMを読んでいる人が多いです。
だからこそ、売り込み感を強く感じる挨拶文だと、最後まで読んでもらうことはできません。
その結果、反響がないDMになってしまうんです。
突然のお手紙で誠に恐縮ですが、この度新サービスの〜〜発売を記念して、ご案内のお手紙を送らせていただきました。
少しでもご興味があれば、同封のカタログに目を通していただけますと幸いです。
→DMの挨拶文の冒頭から、売り込むことしか考えていないのが伝わるのでマイナス…！
必ず、紹介したテンプレートを使って、売り込み感を感じない挨拶文にしましょう。
注意点②：ターゲットが不明確すぎる挨拶文になっている
なぜなら、誰でも当てはまるDMの挨拶文を読んでも、心に刺さらないからです。
どれだけ真剣に挨拶文を書いても、心に刺さらなければ顧客はアクションをとってくれません。
つまり、効果の出ないDMになってしまうんです。
肌トラブルでお困りではありませんか？
この商品〜〜なら、すぐにお悩みを解決できます！期間限定で、50名様限定の20％OFFで販売させていただきます。ご興味があれば、下記よりお申し込みをお願いいたします。
→肌トラブルという抽象的な訴求なので、具体的にイメージができずお客さんの心に刺さらない挨拶文になっている…！
刺さる内容のDMや挨拶文をかきたいなら、”特定の1人だけをイメージして書く”ことができないとダメです。
なので、ターゲットが不明確な挨拶文にならないように注意しましょう。
注意点③：DM内や挨拶文が私信風になっていない
私信風とは：組織ではなく、個人などの属人性や人間味を感じること。
なぜなら、こういった2つのメリットがあるからです。
メリット①：親密な雰囲気を演出できる
メリット②：相手の関心を引きやすい
私信風でDMの挨拶文を作成することは、あたかも直接自分宛てに書かれたような印象が伝わりますよね？
そのため、相手とのつながりを強調することができます。
その結果、新規顧客へ送付したDMでも、親密な関係構築に役立つんです。
何より、大衆向けに書かれた挨拶文とは違って、DMの書き手の個性や思いを感じさせます。
そのため、DMの読み手にとって興味深い内容であれば、自然にDMを最後まで読み進めてもらえるんです。
こういった理由から、私信風でDMの挨拶文を作成することは、有効的な顧客アプローチになります。
なので、私信風になっていないDMの挨拶文はNGですよ。
以上が、DMの挨拶文で絶対にやってはいけない3つの注意点でした！
まとめ：簡単！DMの挨拶文のテンプレート例文5つ【シチュエーション別】
この記事では、DMでの挨拶文のテンプレートをシチュエーション別で5つ紹介しました。
新規顧客向けや既存顧客向け、顧客のイベントで使える挨拶文などたくさんの種類があります。
そして、その都度伝えるべきポイントや書き方が異なります。
なので、紹介したテンプレートを使って効果的なDMの挨拶文を考えてみてくださいね。
では、最後まで読んでいただきありがとうございました！
他の人は「【9割が知らない】成果が出る法人営業DMの作成法や例文を伝授！」も読んで、さらに実力を付けています。
