こんにちは！
商談に繋がるアポ取りメールを送りたい方向けに、営業代行で成果を出している弊社がノウハウを発信しています！
今回は、「営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】」について解説します。
この１記事で、最後まで読んでもらえるアポイントメールの例文を知って、確実にアポ獲得率を上げられる内容です。
(※弊社が仮説と検証を繰り返してきたデータをもとにお話ししています。)
▼誰しもアポ取りメールをどう書くのが効果的か、一度は悩んだことがありますよね？
・「なかなかアポ取りメールの文章がうまく作れない…。」
・「状況別のアポ取りメールの書き方や例文を知りたい！」
・「アポイントメールを送っても相手の興味を惹くことができない…。」
実際、アポ取りメールで商談に繋げる方法がわからず悩んでいる営業マンは多いです。
だからこそ、この記事で伝えるノウハウを１つでも知らなかったら、今後の営業活動で確実に詰みます。
(メールの書き方を誤っていると、いくらアポ取りを続けても売上に繋がらない可能性も…。)
今回紹介するのは、弊社が営業代行会社として成果を出してきた中で習得した内容です。
こういった過程で、成功率が高いメールでのアポ取りの例文を完璧に習得してきました。
もしあなたが、「アポ取りメールの文章をうまく作って営業成績を伸ばしたい！」
「状況別のアポ取りメールの書き方や例文を知って、売上向上に繋げたい！」
「相手の興味を惹けるアポ取りメールを送って、売上を最大化させたい！」と思っているのであれば、必ず役立つ内容なのでぜひ最後まで読んでください。
1：ビジネス上でのアポイントメールの重要性！メリット4つ
どんなビジネスでも、まず必要となるのがアポ取り。
効果的なアポ取り方法で悩んでいる方は多いですが、実際、電話とメールではどちらの方が良いのでしょうか？
結論、状況によって変化します。
しかし、昨今リモートワークが定着し、電話でのアポ取りが難しくなっている側面もあります。
なぜなら、固定電話を使用できない点や業務用個人携帯の支給が必須である点など、リモートならではの課題もあるためです。
そのため、メールでのアポ取りの重要性は高まっています。
メールでアポ取りを行うメリットは主に以下の4点です。
【メールでのアポ取りのメリット4点】
①より詳細な情報を伝えられること
③反応を数値で確認可能であること
③履歴が残るため、双方の認識違いを防げること
④相手の仕事の邪魔をせず、好きなタイミングで確認してもらえること
ビジネス上でのアポイントメールの意義や重要性は下記記事でも解説しています。
＞＞【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
気になる方は、ぜひ合わせて読んでくださいね。
このようなことから、メールでのアポ取りの重要性は高まっています。
ただし、顧客はアポ取りメールを大量に受け取るため、メールを開封してもらい、商談に繋がるような文章にする必要があります。
2：今すぐ真似できる！アポイントを依頼するメールの書き方9つのコツ
たくさんのアポ取りメールの中から開封してもらい、アポイントに繋げるには、具体的にどのような内容を書いたら良いのでしょうか？
この章では、アポイントを依頼するメールの書き方のコツを9つ紹介します。
【アポイントを依頼するメールの書き方9つのコツ】
アポ取り依頼メールのコツ①：次のアクションを明確に提示
アポ取り依頼メールのコツ②：セールスライティングテクを活用
アポ取り依頼メールのコツ③：興味を惹ける件名を設定
アポ取り依頼メールのコツ④：本文は要点から
アポ取り依頼メールのコツ⑤：.なぜメールを送ったか経緯を記載
アポ取り依頼メールのコツ⑥：端的にメリットを提示
アポ取り依頼メールのコツ⑦：複数の候補日程を提示
アポ取り依頼メールのコツ⑧：正しい敬語を使用
アポ取り依頼メールのコツ⑨：返信の期限を設定
アポ取り依頼メールのコツ①：次のアクションを明確に提示
相手が次に何をしたらよいのかを明確に伝えるように心がけましょう！
(たとえば、資料請求用のURLへのアクセスや、商談をするのに都合の良い日程の返信など。)
次にしてほしいアクションをわかりやすく伝えられないと、メールでのアポ取りは失敗しやすい傾向にあります。
なぜなら、「次に何をすれば良いんだ？」と迷いが生じた時点で離脱に繋がるからです。
他にも、アポイントまでにやらなければならないことが5〜６個もあると、面倒に感じて返信をするのをやめてしまう傾向が強いです。
こういった理由から、アポ取りメールは1通につき1アクション、明確に提示することが大切になります。
(もし、アポイントまでに複数ステップが必要な場合は、メールを分けて1ステップごとに送るのがおすすめです。)
アポ取り依頼メールのコツ②：セールスライティングテクを活用
なぜなら、セールスライティングを使うことで、メールを読んだ相手にサービスの魅力を最大限伝えられ、アポ獲得に繋がりやすいためです。
実際、弊社でもメールでのアポ取りをしていますが、セールスライティングテクニックを使っているからこそ、成果を出せています。
もしかしたら、「セールスライティングを使ったら胡散臭いと思われるかもしれない」と不安に思うかもしれませんね。
しかし、そんなことはありません。
セールスライティングを使うことで、商品やサービスを魅力的に伝えられ、読者の心を動かすことができます。
結果、「直接話を聞いてみたい！」とアポイント獲得に繋がるのです。
こういった理由から、メール営業でのアポ取りを成功させるには、セールスライティングテクニックを使うことがコツとなります。
アポ取り依頼メールのコツ③：興味を惹ける件名を設定
なぜなら、そもそもメールが開封されないとアポ獲得には絶対繋がらないからです。
実際、1日に何10通、多い場合だと1日に100通以上のメールに目を通すビジネスマンも…。
このことから、大量のメールの中から読んでもらうため、件名は「どうすれば相手の興味を惹けるか？」の視点で設定することが大事です。
実際に開封率の高い件名の特徴は以下の通り。
【開封率が高いメールの件名の例】
・ベネフィットが伝わる
→相手にとってのベネフィットが理解されればメールを読む動機になる！（例：売上150％実現可能！・1年で15キロ痩せるレシピ！など）
・新規性がある
→人は自分の命を守る習性がある動物であるため、本能的に新しい情報に反応する！（新商品！・ニュース・新店舗など）
・希少性が伝わる
→人は希少で特別なものを好む傾向にあるので、自然と読まれやすい！（例：限定10社！・10月中まで・本日限定の特別料金！など）
このように、件名で興味を引くことができる内容を記載することで、メールが開封されやすくなります。
大事な考え方ですが、アポ取りメールでの件名の大きな役割はメールを開封させることです！
なので、本文との一貫性はきちんと考慮して、興味を惹きつけ開封してもらうことに注力することがアポ獲得成功に繋がります。
このことからも、アポ取りメールを送るときは、興味を惹ける件名を設定しましょう！
アポ取り依頼メールのコツ④：本文は要点から
なぜなら、冒頭で要点が伝わらないメールは離脱される可能性が高いからです。
そのため、相手に最後まで読んでもらうためには、本文の最初には結論となる要点、その後に詳細と続くような文章を心がけましょう！
その際、どんな方にどんな目的でアポイントを取りたいかがわかる5W1Hを意識した文章にすることがポイント！
（5W1Hとは：Who、When、What、Why、Where、How）
営業のアポ取りメールを送るからには、「自社サービスの〇〇なところが良い！おすすめです！」とたくさん宣伝したくなる気持ちが湧いてくるかもしれません。
ですが、長いメールはそもそも離脱される傾向にありますし、知りたい情報が無くなり逆に話してみたいと思えないものになってしまいます。
そのため、詳細情報は相手から質問があったとき、または、実際のアポイントの際に伝えるようにしましょう。
このように、短時間でチェックしてもらいやすいよう、アポ取りメールは要点から書くことが重要です。
アポ取り依頼メールのコツ⑤：.なぜメールを送ったか経緯を記載
なぜなら、「なぜメールを送ったか」や「誰の紹介で送ったか」などの経緯を書かないと、不審なイメージを与える可能性が高いからです。
営業でアポ取りメールを送って約束を取り付ける場合、初めての取引先だったり、相手との関係性をまだ築けていなかったりする場合も多いはず。
そのため、「誰から自社のことを聞いたのか？」などの経緯を説明しなければ、相手に失礼な印象を持たれ、そもそもメールの中身を読んでもらえないことも…。
(もちろん、顧客と一定の関係性を築けていても、経緯を伝えることは同じく必要ですよ！)
「それなら経緯の書き方を具体的に知りたい！」と思いますよね。
そんなあなたに向けて、なぜメールを送ったか経緯を書く際に参考にしていただける例文をまとめましたので、ぜひ活用してください。
【アポイントメールでの経緯の書き方(例文)】
・前任の〇〇から紹介を受け、ご連絡させていただきました。
・〇〇の記事を拝見しまして、〇〇事業の中でも最先端技術の知見をお持ちである〇〇様のご意見を伺いたく～
・先日のIT企業懇親会でご挨拶させていただいた〇〇です。懇親会でお伺いした〇〇に関して詳細お聞かせいただきたく～
このように、アポイントメールを送る際は、なぜメールを送ったか経緯を必ず書くようにしましょう！
アポ取り依頼メールのコツ⑥：端的にメリットを提示
なぜなら、アポイントを依頼するということは、相手の貴重な時間をいただく行為だからです。
そのため、相手にとって有意義でメリットのある時間になることを伝える必要があるのです。
このことを前提にして、自分に合うことで顧客が得られるメリットをしっかり記載するようにしましょう。
たとえば、「弊社の新サービスをご紹介したい」という依頼では、アポイントの獲得率は上がりません。
なぜなら、顧客にとって「商品の説明を聞くこと」は利益に直結しないからです。
確かに、その商品の説明を本当に聞きたいと思っている顧客であれば、その内容でも満足してもらえるかもしれません。
ですが、大抵の顧客は商品を利用したことで得られる利益を知りたいと思うでしょう。
たとえば、以下のような書き方をすれば、顧客にとってのメリットや具体的な利益を感じさせることができます。
【アポイントメールでのメリットの書き方(例文)】
・弊社の商品を導入した結果、売上が20％増加した同業他社の事例をお伝えしたい
・システム維持費を1割削減できるシステムと期間限定の割引キャンペーンについて案内したい
このように、アポ取りメールでは、相手の立場に立って端的にメリットを伝えることが大切です。
アポ取り依頼メールのコツ⑦：複数の候補日程を提示
なぜなら、いくつかの候補の中から選択する方が楽だからです。
もちろん、やり方としては「ご都合はいつ頃がよろしいでしょうか？」と相手に候補日を挙げてもらう方法もあります。
ですが、その方法では自分のスケジュールを確認し、予定が少ない日程を選定する手間を相手にかけてしまうのです。
逆に、こちらから候補日を提案すれば、顧客はOKかNGかの2択で答えることができます。
提示した日程のどれも空いていなかった場合のみ、スケジュールで空いている日時の確認が必要になるので、顧客の作業時間は短縮されて楽なのです。
日程候補は、多すぎても少なすぎても相手の負担になってしまうため、3日程を目安に箇条書きで示しましょう。
また、時間は「午前」や「午後」のように曖昧な表現にせず、「9:00〜12:00」のように具体的な時間帯を提示することが大事です。
(例えば、「「午後」と書いてあるけど、少し遅めの19時からってOKなのかな？」などと相手に疑問を抱かせてしまうと、やり取りが止まってしまいます。)
さらに、「10月5日」を「5日」のように月を省略しないことや、日付と曜日をセットで記載するのも重要ですよ。
そうすることによって、日程の誤解が防げるためです。
アポ取りメールの候補日程の書き方は下記記事にも詳細を載せておりますが、この章でもいくつか紹介します。
＞＞営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
【候補日程提示のフレーズ(例文)】
・以下日程のご都合はいかがでしょうか。
・以下日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
・以下日程でご調整いただけますでしょうか。
【候補日程の書き方(例文)】
・9月14日(木) 10：00～12：00
・9月18日(月) 13：30～16：00
・9月26日(火) 14：00～15：00
以上のことから、アポ取りメールを送る際は自分から候補日程を複数提示して、顧客からの返信率をアップさせましょう！
アポ取り依頼メールのコツ⑧：正しい敬語を使用
なぜなら、誤った敬語の使い方や言葉遣いをしていると、ビジネスマンとしての印象が悪くなってしまうからです。
とはいえ、敬語って複雑で難しいですよね…。
(私も頑張って丁寧にメールを書いたけど、「それ二重敬語だよ」と指摘されて落ち込んだことがあります…。)
「ある程度慣れているし、自分は平気！」と思っていても、実は間違っていることも珍しくありません。
特にビジネスシーンでは、わざわざ注意してくれる人はほぼいませんので、自分で見直す必要があります。
以下で、メールでよくある間違いを3個まとめました。
気づかないうちに信頼を失っていた…なんてことにならないよう、今一度チェックしてみてください。
【よくある敬語間違い3個】
・了解しました
・～させていただいております
・～になります
よくある間違い①：了解しました
こちらは、敬語としては間違いないものの、フランクな印象を与えるため失礼に当たる、という意見が多いです。
顧客や上司、取引先などの目上の方を相手にする場合には、「承知いたしました」や「かしこまりました」という表現を使うのがベターですよ。
よくある間違い②：～させていただいております
「〜させていただく」というフレーズは、相手から許可が必要な場合や謙遜する際に使用する表現です。
不必要な場面で使うと不快感を与えるため、「～しております」という表現を使いましょう！
よくある間違い③：～になります
「～になります」は、ものが移り変わる様子を表現するフレーズです。
正しくは、たとえば「300円になります」は「300円です」、「こちらが資料になります」は「こちらが資料です」。
「です」で置き換えるようにしましょう！
このようなことから、アポ取りメールを送る際は、正しい敬語を意識しましょう。
アポ取り依頼メールのコツ⑨：返信の期限を設定
なぜなら、受け取った相手と自分にとって、スケジュール調整がしやすいためです。
この記事を読んでくれているあなたは、「返信期限を設定すると、相手を急かしてしまって印象が悪いのでは？」と不安を感じるかもしれませんね。
しかし、そういった側面もあるものの、返信期限を設定することはむしろ相手に好印象を与えることができます。
なぜなら、返信期限の記載があれば、急ぎの対応が必要なのか、はたまた優先度を落として対応して良いのかを判断しやすいから。
(営業としても、期限までに返信がなければ、次のアクションを起こすことができますしね…！)
間違っても、「お手すきの際にご返信ください」のような無期限で相手に委ねるような書き方をしないでください。
ダラダラと待つことしかできず、営業と顧客の双方にとって時間の無駄になってしまいます。
これらのことから、アポ取りのコンタクトメールを送る際は、必ず返信期限を設定しましょう。
もし期限までに返信がなければ、追加でリマインメールを送ったり、電話でメールに気づいているか確認したりしてみるのもおすすめですよ。
ここまでアポイント依頼メールの書き方を9つ紹介してきましたが、下記記事でも参考になる情報を載せていますので、合わせて読んでください！
＞＞【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
3：営業必見！訪問に繋がるアポ取りメールの例文【シーン別】
ここまで読んでくださった方は、アポ取りメールの書き方のコツをを掴んでいただけたと思います。
では、アポイントメールでは具体的にどんな文章を書いたら返信率向上やアポイント獲得に繋がるのでしょうか？
結論、どんな相手に送るのかやシチュエーションによって書くべき内容が変わります。
今回は、新規顧客と既存顧客のパターンに分けて、アポ取りメールの例文を解説します。
また、番外編として学生が送るアポ取りメールとトラブル発生時の謝罪メールの書き方にも触れますので、ぜひ参考にしてくださいね！
訪問に繋がるメール例文①新規顧客への商談アポ
初めて連絡をする新規顧客へアポイントメールを送る際には、特に以下5点を意識した文章にすることをおすすめします！
【商談アポを取る際のポイント5つ】
ポイント①：興味を惹ける件名を設定
ポイント②：.なぜメールを送ったか経緯を記載
ポイント③：端的にメリットを提示
ポイント④：次のアクションを明確に提示
ポイント⑤：複数の候補日程を提示
訪問に繋がるメール例文(新規顧客への商談アポ)
【件名】
【10社限定】売上平均10％向上！弊社新サービス〇〇のご案内（①：興味を惹ける件名を設定）
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスを活用いただけるのではないかと思い、ご連絡しました。(②：なぜメールを送ったか経緯を記載)
貴社は、下記3つの悩みのどれかを抱えていませんでしょうか？
①：〜〜（想定される悩み）
②：〜〜（想定される悩み）
③：〜〜（想定される悩み）
もし、1つでも当てはまるということであれば、
弊社が提供する〇〇(サービス内容)で解決することが可能でございます。
〇〇(サービス名)には、下記3点の特徴がございます。
① 〜〜（サービスの特徴やベネフィット①）
② 〜〜（サービスの特徴やベネフィット②）
③ 〜〜（サービスの特徴やベネフィット③）
もし1つでも当てはまるなら、弊社サービスを導入検討していただく価値があると考えております。
実際、弊社サービスを導入から6ヶ月で〇〇を達成した企業実績もございます。(③：端的にメリットを提示）
同様の課題を貴社がお持ちでしたら、直接ご説明させていただく機会をいただけませんでしょうか。
お手数ですが、下記日程候補からご面談可能な日時をご選択ください。(④：次のアクションを明確に提示)
※人気サービスのため、限定10社で締め切りとさせていただきます。
〈候補日程〉(⑤：複数の候補日程を提示)
・9月25日(月) 15:00～18:00
・9月27日(水) 9:30～12:00
・9月28日(木) 13:00～16:00
ご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
名前：〇〇
上記の例文のように、5つのポイントを意識してアポイントメールの文章を書けば、開封率や返信率がアップしますよ。
すべてをそのまま真似するのではなく、流れや要素だけを参考にして考えるだけでもコカはあります。
（実際、弊社でもメール営業をしていますが、アポが取れている実績があるので、参考にしていただけるはずです！）
訪問に繋がるメール例文②既存顧客への商談アポ
過去に取引がある場合、関係性がある程度構築されていることから、アポイント獲得までの流れは新規顧客に比べてハードルがかなり下がります。
しかし、だからといって油断は禁物です。
書き方のポイントは新規顧客への商談アポメールのときと基本的には同じ！
さらに、間違った言葉遣いをしていないか、誤字脱字をしていないかしっかり確認したうえで、メールを送付しましょう。
【訪問に繋がるメール例文(既存顧客への商談アポ)】
【件名】
導入実績50社突破！弊社サービス～～のご案内(①：興味を惹ける件名を設定)
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社～～の〇〇です。
先日は～～にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が提供する～～サービスで解決できるのではないかと考え、ご連絡させていただきます。(②：なぜメールを送ったか経緯を記載)
～～サービスは貴社と同業のお客様にも導入いただいており、〇〇を最大で20％改善した実績がございます。(③：端的にメリットを提示)
もしよろしければ、直接ご説明し〇〇様のご意見をお伺いしたいと思います。
下記日程のご都合はいかがでしょうか。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【日程の候補】(④：複数の候補日程を提示)
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
当日には、サービス内容の詳細や導入事例はもちろん、貴社でのご活用イメージをご説明できればと思っております。
なお、打合せは30分程度を予定しております。
上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合の良い日をご返信いただけますでしょうか。(⑤：次のアクションを明確に提示)
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
名前：〇〇
おさらいになりますが、このように以下5つのポイントを踏まえた文章を書けば、アポ獲得率アップに繋がるでしょう。
ポイント①：興味を惹ける件名を設定
ポイント②：.なぜメールを送ったか経緯を記載
ポイント③：端的にメリットを提示
ポイント④：次のアクションを明確に提示
ポイント⑤：複数の候補日程を提示
ただし、取引してから随分時間が経ってしまっている場合は、少し注意が必要です。
なぜなら、相手がこちらのことを覚えていない可能性もあるためです。
(完全に忘れているわけではないけど、何でやり取りをしていたのか思い出せないこともありますよね…。)
その場合は、いつごろ、どういった案件で、どのようにお世話になったのかを経緯の前に伝えると、思い出してもらいやすくなりますよ。
結果、スムーズなやり取りに繋がることでアポ獲得率もUP！
他にも商談アポイント獲得に繋がるメールの例文については、下記記事で紹介しているので、参考にしてください。
＞＞営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
【番外編①】学生がアポ取りのために送るメール例文
少し脱線しますが、大学生向けに就活における会社訪問やOB・OG訪問時に使える、メールでのアポの取り方を解説します。
ビジネス経験がない学生さんは、社会人を相手にどのようにメールを送ったら良いか迷うことが多いのではないでしょうか。
(実際、私が就活生のときも同じ悩みがあって、いろんなサイトを漁っていました…。)
実際に会社訪問ができれば、ホームページなどには載っていない一次情報を得ることができるため、企業選びの際にはとっても効果的！
ですが、一方で留意したほうが良い点もあります。
それは、企業側も就活生を選ぶ機会にしているということ。
会社訪問はアポイントを取るところから始まっています。
本章で解説するアポ取りの方法やマナーを読んで対策するようにしましょう！
アポ取りメールでは、以下5つのポイントを押さえて書きましょう。
【学生がアポ取りのために送るメールのポイント5つ】
①件名はわかりやすく
②企業名は省略しない
③自己紹介をしよう
④要件は理由と合わせて端的に
⑤誤字脱字のチェック
いずれもとても基本的だと感じるかもしれませんが、その分守れていないと非常に目立ってしまいます。
(例えば、誤字脱字が多いメールを送ったら「ケアレスミスが多い子」と会う前から印象は落ちるかも…。)
紹介した5つのポイントを意識してメールを書くと以下の感じ。
ぜひ参考にしてくださいね。
【学生がアポ取りのために送るメール例文】
【件名】
OB訪問のお願い_〇〇大学〇〇(氏名)(①：件名はわかりやすく)
【本文】
株式会社〇〇(②：企業名は省略しない)
〇〇様
はじめまして。
先日〇〇合同説明会に出席いたしました、〇〇大学〇学部〇学科〇年の〇〇と申します。(③：自己紹介をしよう)
この度、大学の就職課の〇〇さんから〇〇様の連絡先を紹介いただき、ご連絡させていただきました。
現在就職活動中で、貴社の〇〇なところに惹かれ、選考に進めたいと考えております。
そこで、〇〇様にお会いして貴社の詳しい事業内容や、〇〇様のお仕事の内容をお伺いさせていただけませんでしょうか。(④：要件は理由と合わせて端的に)
ご多忙とは存じますが、お時間をいただけるようでしたら、
下記日程の中で、〇〇様のご都合が合う日程をお知らせいただけますでしょうか。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
もしいずれの日程もご都合がつかない場合は、再度日程候補を提示させていただきますので、その旨お申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————-
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇〇〇〇(氏名)
TEL：000-000-0000
Email：xxxxx＠co.jp
——————————————————-(さいごに⑤：誤字脱字のチェック)
ちなみに、もっと詳細が知りたいという方は、下記記事も読んでみてください。
＞＞9割が知らないアポ取りが上手い人のコツ5つ！上手くない原因も
【番外編②】ミスやトラブル発生時の謝罪例文
次に、同じく番外編で謝罪例文をご紹介します。
故意ではなかったとしてもミスやトラブルが起こってしまうことってありますよね。
トラブル発生時は焦ってしまって、メールを送ろうと思っているのにどうやって書いたら良いかパニックになってしまうこともあるのではないでしょうか。
ですが、ミスやトラブルが起こってしまった時こそ冷静で迅速な対応が必要。
なぜなら、トラブルが起こったことで相手に損害を与えてしまい、相手側が困っていることが想定されるからです。
初動を誤ると、相手の心象を悪化させ、今後の取引が取りやめになってしまうリスクも…。
以下5点のポイントを押さえて、謝罪メールを早急に送るようにしましょう。
【ミスやトラブル発生時の謝罪メールのポイント5つ】
①ミスや問題点を迅速に確認する
③非を認め、謝罪したうえで対応策を提示する
③直接の謝罪候補日程は先方の都合に合わせる
④日付・名称・金額・個数などは事実を具体的に記載する
⑤事実に誤りがないか、関係者に重々確認する
仕事上のミスや問題、トラブルが発生した際は、上記の通り、早急にミスの内容を確認し、非を認めて対応策を提示しましょう。
謝罪は早ければ早い方が良いです。
なぜなら、時間を空けてしまうと、「なぜ報告しないんだ」「報告が遅すぎる」とトラブルに加えて相手の心象を悪くしてしまうためです。
原因の特定や対応策の検討に時間がかかりそうな場合は、途中経過でも良いので、一旦起こってしまった事象に関して謝罪の連絡をするようにしましょう。
原因や対応策が未確定でも、こちら側がミスを認識しており、申し訳ないと思ってることを伝えることが重要なのです。
以下に、謝罪メールの例文を記載しましたので、参考にしてくださいね。
【ミスやトラブル発生時の謝罪例文】
【件名】
〈重要〉〇月〇日 〇〇トラブルに関するお詫び
【本文】
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
〇月〇日～〇月〇日にかけて、
貴社にて導入いただいている〇〇サービスが、正常に動作しない状況が発生しました。
皆様には、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
ただ今社内にて原因追究、及び、対応策の検討を進めております。
まずは、ご指摘いただいた件の原因についてのご説明と、
謝罪の場を頂戴したくご連絡させていただきました。
ご多忙の折大変恐縮ではございますが、ご都合の良いお時間をいただけませんでしょうか。
本日明日いっぱいであれば、いつでも対応可能でございますので、
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
このように、こちらが謝罪の申し入れをしているため、早急に向かいたいこと、直接会って謝罪の機会をいただきたいことを伝えると良いです。
間違っても、「私は〇〇と言ったつもりでしたが…」など、言い訳に聞こえるような文言は書かないでください。
なぜなら、相手はあなたの感情よりも、「なぜそのようなトラブルが発生したか」「どのように対処すべきか」「再発防止策はあるか」を聞きたいから。
自分の言い分を伝えたくなる気持ちは痛いほど理解しますが、謝罪メールの際はぐっと飲み込み、客観的かつ冷静に、事実を述べるのがベスト。
もしミスやトラブルが発生してしまっても、謝罪メールの例文を参考にして、顧客の信頼を取り戻しましょうね。
ここまでさまざまなアポ取りメールの例文を紹介してきましたが、下記記事でも参考になる情報が載っています。
ぜひ併せてお読みください！
＞＞アポ取り成功率UP！ルート営業セールスのコツ7つと訪問理由5つ
＞＞【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
4：営業は皆やってる！アポ取りに成功した後のフォローメール例文
これまで説明してきた方法で「アポイントが取れたらそれで終了！」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、無事にアポイントが取れたからそこで終わり、とはならないのです。
必ず、アポイントを承諾いただいたことに関してお礼のフォローメールを送りましょう！
なぜなら、感謝の気持ちを伝えることで、会社同士の信頼関係を築くことができるからです。
(こういう小さなコミュニケーションの積み重ねが、大きな商談に繋がるか否かを決めるんですよね…！)
また、お礼だけではなく、日程の再調整やアポイント(商談)前日のリマインドなど、アポイント獲得後にもメールを送る場面はあります。
下記に状況別で例文を用意したので、参考にしてくださいね。
アポ取り後のメール例文①：アポ承諾の返信にはお礼を
相手からアポイント了承の返信をもらったら、すみやかにお礼のメールを送りましょう。
その際のポイントは、アポイントの日時を改めて記載することです。
そうすることによって、相手との認識の齟齬がないかを重ねて確認できますよ。
【アポ取り後のメール例文①：アポ承諾の返信にはお礼を】
【件名】
ご返信のお礼と〇月〇日(曜日)の打ち合わせについてご連絡
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇、営業部の〇〇でございます。
この度はお忙しいところ、ご返信ありがとうございます。
また、お打ち合わせのお時間をいただけるとのことで感謝申し上げます。
ご返信いただいた日時にて、貴社へ訪問させていただきますので、
改めてご確認いただけますと幸いです。
日程：〇月〇日(曜日) 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社 神奈川本社ビル〇階
訪問者：営業部〇〇、〇〇
日程変更の場合は、お手数ですがご連絡いただけますでしょうか。
また、当日は〇〇に関してご説明予定ですが、特に詳細を聞きたい内容などございましたら、お気軽にお申し付けください。
それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
アポイント了承後の返信をいただいた場合は、上記を参考にしてお礼メールを送るようにしましょう！
なお、オンライン商談の場合は、本文にZOOMやTeamsなどの会議招待リンクも貼り付けると丁寧ですよ。
今回は、お礼メールの送り方を説明しましたが、立場が逆になり先方からもらったアポメールへの返信の書き方を知りたい方は、下記を確認してくださいね。
＞＞営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
アポ取り後のメール例文②：日程変更の依頼
アポ取りを無事に完了したけど、場合によっては、日程を変更しなければならないケースもあるでしょう。
せっかく了承してもらった日程なのに…と申し訳なさを感じるかもしれません。
ですが、すみやかに、そして謝意が伝わるよう先方に連絡を入れれば心配いりません！
ではどのような文章のメールを送れば良いでしょうか？
以下で日程変更の依頼メールの例文を紹介しますので、参考にしてくださいね。
アポ取り後のメール例文②：日程変更の依頼
【件名】
〈お願い〉〇月〇日の打合せ日程の再調整について
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇、営業部の〇〇です。
先日は〇〇の打合せについて日程調整いただき、ありがとうございました。
調整しておりました〇月〇日(曜日)〇時ですが、私の都合によりお伺いすることが難しくなってしまいました。
こちらから依頼していたところ大変申し訳ないのですが、再度日程調整をお願いできませんでしょうか。
下記いずれかの日程にて、ご都合のよろしい日時はございますでしょうか。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
上記での調整が難しい場合は、〇〇様のご都合の良い日時を2〜3候補いただけますと幸いです。
何度も日程調整のご面倒をおかけしてしまい申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
上記例文を参考にして、謝罪したうえで日程の再調整をお願いしましょう。
このときポイントとなるのが、新規顧客か既存顧客かは関係なく、丁寧に謝意を伝えることですよ。
アポ取り後のメール例文③：アポ(商談)前日にリマインド
アポの日までに、アポ承諾のお礼メールを送ったら今度こそそれで終わりでしょうか？
結論、前日にリマインドメールも送るととても丁寧！
なぜなら、先方が忙しい場合、アポイントのスケジュールを忘れてしまうことも往々にしてあるためです。
商談する日までは、1週間程度時間が空くことが一般的です。
1週間の間に他の業務でアポイントを失念してしまっても、リマインドメールを送ることで思い出すきっかけになります。
さらに、もし先方が直前で日程を変更したくなった場合にも対応しやすいメリットも！
このことから、アポ(商談)前日にはリマインドメールを送ることが大切です。
以下に例文を載せますので参考にしてくださいね。
【アポ取り後のメール例文③：アポ(商談)前日にリマインド】
【件名】
〈リマインド＞明日の〇〇に関するお打ち合わせについて
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇、営業部の〇〇です。
先日は打ち合わせの日程調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせ前日となりましたので、確認のためご連絡させていただきます。
【内容】
日時：〇月〇日(曜日) 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社 東京支店〇階 〇会議室
内容：新サービス〇〇の概要のご説明ならびにご提案
もしご都合が悪くなった場合には、ご連絡いただけますと幸いです。
それでは、明日はよろしくお願いいたします。
このように、アポイント(商談)の前日は、上記を参考にしてリマインドメールを送りましょう！
なお、オンライン商談の場合は、本文にZOOMやTeamsなどの会議招待リンクも記載すると良いです。
5：コピペでOK！アポ(訪問)後のお礼メール例文【シーン別】
「アポイント(訪問)が無事に終わったらお礼のメールを送ろう！と思うけど、どんな文章を書けば良いんだろう？」と悩んだことはありませんか？
そんなときは、例文や定型文を使ってでも構わないので、その日中にフォローメールを送ることを優先しましょう！
なぜなら、アポが終わってそのまま放置してしまう営業もいる中で、差別化できるからです。
訪問内容を振り返った内容のお礼メールを送れば、その後の成約率に影響することも…！
(自分が先方の立場で、アポ後すぐにお礼のメールをもらったら、「丁寧でこれからもやり取りしたい担当者さんだな！」とポジティブな印象を受けます。）
以下に、シーン別のアポ(訪問)後のお礼メール例文を載せますので、ぜひ参考にしてください。
アポ取り後のメール例文①：どんなシーンでも使える基本形
【件名】
本日のお打ち合わせのお礼
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
本日は、お時間をいただき誠にありがとうございました。
また、貴社の業務課題をはじめ、弊社サービスに関するご要望/ご意見をお伺いさせていただきまして、重ねて感謝申し上げます。
ご提案させていただきました〇〇サービスについて、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
不明点などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
はじめに、基本形の例文です。
アポイント時に、見積書や発注書の作成をお願いされた場合は、このタイミングで一緒に添付して送りましょう。
「でも、アポイント後にすぐ見積書を作成できないよ…。」と思う方もいるのではないでしょうか。
そんなときは、お願いされていたものをいつまでに送付できるか、予定を共有するようにしましょう。
拙速で不備の多い書類を提出するよりも、前もって予定を共有したうえで間違いのない書類を丁寧に作成した方が印象が良いです。
さらに、先に予定を共有することで、やみくもに待たされている感は減るので安心してください！
また、取引先にとっても、タスクのスケジュール管理がしやすくなるメリットもあります。
アポイント(訪問)後には、こちらの例文を参考にお礼メールを送ってみてくださいね！
アポイント後メール例文②：アポなしの営業に応じてくれたら
【件名】
〈御礼〉本日のお打合せについて
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
本日お邪魔させていただきました、株式会社〇〇の営業部の〇〇でございます。
本日はお約束がないところ突然の訪問をさせていただいたにもかかわらず、
弊社の提案にお時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様からいただいたご指摘/ご質問に関しては、至急社内にて確認し、
〇日までにご回答できるよう進めさせていただきます。
突然の訪問ではございましたが、今後とも末永くご取引いただけましたら幸いです。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、お礼申し上げます。
こちらがアポなしの営業に応じてくれた場合に活用できる例文です。
飛び込み営業を数多く実施されている方は、アポなしで訪問することもあるかもしれませんね。
アポイントがないにもかかわらず、訪問や商談に応じてくれる確率は0.5％〜3％…！
そんな低確率と言われるアポなしでの訪問に応じてくれた貴重なお客様は、大切にしないともったいないですよ。
(その場での成約は難しくても、後に別サービスの顧客になってくれることもあり得るので、ご縁を活かせるコミュニケーションを取りましょう！)
このことからも、アポなしの営業に応じてくれたお客様がいた場合は、必ず当日中に例文のようなお礼メールを送ることが大切です。
アポイント後メール例文③：営業時に課題をいただいたら
【例文】
お打合せのお礼
【本文】
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の営業部の〇〇です。
本日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
先ほど、〇〇様よりご質問いただいた「～～」の件については、
すぐに社内で検討し、次回のお打合せの場でご回答できるよう進めさせていただきたいと存じます。
ご質問いただいた点以外にも不明点などがございましたら、どんな小さなことでも構いませんので、お気軽にご連絡いただければと思います。
次回は〇月〇日(曜日)〇時にお打合せにお伺いさせていただきます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
こちらが、営業時に課題をいただいた場合に送る例文です。
打合せや商談、訪問の場では、その場で即時回答できない質問や指摘を受けることも多くあるかと思います。
「まずい…わからない…。」と焦ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。
(かくいう私も、わからないことを質問されたときに、明らかに自信なさげな歯切れの悪い回答をしてしまい、先輩から注意を受けたことも…。)
そんなときは、焦らず、堂々と後日回答する宿題とさせていただきましょう。
そして、そのことをお礼メールを送る際に、期日とともにきちんと記載することが大切です。
なぜなら、期日を明確にすることで「質問した〇〇の件、ちゃんと調べてくれているんだな！」と安心感を与えることができるからです。
自分が取引先の立場の場合、自分が質問した内容にいつまでも答えてくれなかったら、「無視されているのかな…。」と良くない印象を受けますよね。
加えて「例の〇〇の件ってどうなっていますか？」と更問することは、憚られることもあるため、そのまま有耶無耶になってしまうことも…。
そうなってしまうと、後々商談に繋げられるかもしれないのにとてももったいない！
このことから、営業時に課題をいただいた場合は、「〇日までに対応します」などと期日を明確にしたうえでお礼メールで自分から伝えることが大切です。
6：信頼度UP！アポイントメール依頼時のビジネスマナー3つ
ここまででアポ取りメールの書き方を解説してきました。
「これで完璧だ！」と思うかもしれませんが、あと一歩です。
お次は、アポイントを取るために、メールを送る際のビジネスマナーについて。
押さえるべきビジネスマナーが3点ありますので、下記でそれぞれ紹介していきます。
【アポイントメール依頼時のビジネスマナー3つ】
アポイント依頼時のビジネスマナー①：メール送付のタイミング
アポイント依頼時のビジネスマナー②：迅速なメール返信
アポイント依頼時のビジネスマナー③：前もってリサーチや準備を行う
アポイント依頼時のビジネスマナー①：メール送付のタイミング
アポ取りのメールは、業務時間内に送付するのが一般的なマナーです。
その中でも、たとえば出社直後の8時〜9時ごろ、昼休憩の12時〜13時ごろなどに送ると、メールの内容をしっかり見てもらいやすくなります。
逆に、退勤前の18時〜19時ごろは、緊急性の低い営業メールは開封されることが少ない傾向に…。
よってこれらの時間帯は避けてアポ取りメールを送るようにしましょう。
もし、諸事情から営業時間外の夜間に送付しなければならない場合、必ず「夜分遅くに失礼します」といったフレーズを添えるようにしましょう。
どんな状況でもお客様の時間を大切にする姿勢は、信頼関係を築く上で非常に重要だからです。
あなたの印象が良くなれば、その後の商談やリピートにも繋がりますよ！
またアポ取りの日程調整は、年末年始や夏季休暇といった長期休暇の前後を挟まないようにするのがベター。
なぜなら、休暇明けは大量のメールが受信ボックスに溜まり、平時よりもメールチェックの負担が増えるためです。
もし長期休暇前にアポ取りをしたなら、休み明けにリマインドメールを送ってフォローしましょう。
これらのことからも、アポイントメールを送る際には、送付のタイミングを考慮することがビジネスマナーとして大切です。
アポイント依頼時のビジネスマナー②：迅速なメール返信
アポイントメールへ返信があった場合は、すみやかに返信対応するようにしましょう。
なぜなら、アポイントメールへ返信をくれる相手は、とても貴重だからです。
過去にやり取りがある場合は除き、面識のない相手から返信をもらえる確率は1％にも満たないと言われています。
そのような中で返信をしてくれたということは、自社サービスや商品への興味関心度はかなり高いと言えるでしょう。
そのため、最優先で迅速に返信を行うようにしましょう！
相手の気が変わるうちにスピーディーに対応することで、直接会うチャンス、ひいては受注に繋げられますよ。
また、たとえお断りのメールだったとしても、迅速に返信を行うようにしましょう。
1通1通のやり取りが今後の印象にも影響します。
(お断りしたら返信なしだった…なんてことがあれば、自分勝手で良くない印象を持ってしまいますよね…。)
このことからも、どんな内容であれ、アポイントメールへ返信があった場合は迅速に返信を行いましょう！
アポイント依頼時のビジネスマナー③：前もってリサーチや準備を行う
なぜなら、お客様の悩みやニーズを深く知っておかなければ、アポイント取得はできないからです。
数打ちゃ当たる理論で、コピペで量産したメールを多くの顧客に送っている営業マンも意外と少なくありません…。
しかし、コピペで送られてきたメールは、「事前リサーチされていないな…」とすぐにわかってしまうものです。
実際、先日私のもとに営業のメールが届いたのですが、今の悩みを具体的に代弁してくれていた内容だったので、すごく印象に残っています。
こういった理由から、メールでアポイントを効果的に取りたいなら、前もってリサーチや準備をすることが最低限のマナーです。
人によってはもしかすると「そんなの当たり前でしょ！」と思うかもしれません。
ですが、こういった基礎的で地道な内容を積み上げることで、お客様との信頼関係を築くことができ、アポイント獲得率UPに繋げられるのです。
7：アポ取りは【メール×電話】で成功率約1〜4％UP！
ここまで、商談に繋がるアポ取りメールの書き方を例文を通じて解説してきました。
そんなアポイントメールの実際の反応率やアポ成功率がどれくらいなのかをご存じでしょうか？
結論、約0.5％と言われています。
初対面の相手へのアポイントメールへの反応率は200通送って1通返ってくる程度というのが実態…。
もちろん、文面や送る時間帯を意識するなど、紹介した方法を実施すれば反応率は上がりますが、数字を見ると「ハードルが高いよ…。」と感じますよね…。
ですが、まだ諦めないでください…！
なぜなら、メールと電話をかけ合わせて活用すれば、成功率を上げられるためです！
アポイントメールを送った顧客に、追加で電話をかけた場合のアポイント獲得率は、約2〜5％。
メール送信だけのときと比べて、アポ成功率は約1〜4％もUPするのです！
(参考：https://eigyo-daiko.jp/blog/reaction/)
では、なぜ電話と組み合わせることでアポイント獲得率は上がるのでしょう？
その答えは、電話でアポイントを取得することのメリットにあります。
具体的な電話でアポ取りをすることのメリットは下記3つ！
【具体的な電話でアポ取りをすることのメリット3つ】
①メールだけでは伝わらない、細かいニュアンスや気持ち、営業担当がどういう人物なのかを伝えることができる
②相手のリアクションがわかりやすい
③リアルタイムに返事をもらいやすい
ちなみに、電話とメールそれぞれのメリットとデメリットについては、下記記事で詳しく説明していますので、併せて読んでくださいね。
＞＞「営業代行会社が解説！アポはメールか電話どっち？3つのポイントも」
このように電話でのアポ取りにはメリットがありますが、一方で顧客とのタイミングが合わない可能性があるなどのデメリットも…。
そのため、状況や相手との関係性によって、メールと電話の利点を意識して使い分ける必要がありますよ。
アポ獲得率を向上させたいなら、アポ取りメールを送るだけではなく、状況に応じて電話での連絡もしましょう！
まとめ：営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
この記事では、商談獲得率を上げる効果的なアポ取りメールの例文を解説してきました。
アポ取りメールのシーン別の例文はもちろん、アポイントメールが重要視される背景や書き方のコツ、メールを送る上でのビジネスマナーもお伝えしました。
（一度で完璧にマスターできる超人はなかなかいませんので、何度も読み返して習得していってください！）
メールでアポイントを取るメリットは複数あるものの、状況によってはメールと電話を組み合わせた方がより効果的な場合も出てきます。
なぜなら、電話にはメールでは伝わらない細かいニュアンスや感情を伝えやすいメリットがあるからです。
そのため、メールでのアポ取りだけに固執せず、臨機応変に対応することでアポ獲得率を上げていきましょう！
少しでもあなたがアポ獲得率を上げて、売上増加に繋げていけるように応援しています。
では、最後まで読んでいただきありがとうございました！
他の人は「9割が知らないアポ取りが上手い人のコツ5つ！上手くない原因も」も読んで、さらに実力を付けています。
ぜひとも合わせて読んでくださいね！
