こんにちは！
商談につながるアポイントメールを送りたい人向けに、オンライン営業で成果を出してきた弊社がノウハウを発信しています！
今回は、「【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき」について解説します。
この１記事で、確実に商談に繋げることができるアポイントメールが書ける内容です。
(※弊社が仮説と検証を繰り返してきたデータをもとにお話ししています。)
▼誰しもアポイントメールの書き方で一度は悩んだことがありますよね？
「ビジネスチャンスをつかむためのアポメールのポイントを知りたい」
「アポイントメールの件名や本文はどのようにすればいいかわからない」
「同じような内容のアポイントメールばかりで相手に誠意が伝わらない」
実際にメールをアポイントメールを送るが商談につながらず、時間だけ消費してしまっている営業マンは多いです。
しかし、この記事で伝えるノウハウを１つでも知らなかったら、今後の営業活動で確実に詰みます。
最悪時間だけ消費してしまい、全く売上に繋がらない可能性も・・・。
今回紹介するのは、弊社がオンライン営業をしてきた中で習得した内容です。こういった過程で、成功率が高いアポイントメールを完璧に習得してきました。
もしあなたが、
「アポイントメールの書き方のポイントを知ってビジネスチャンスを掴みたい」
「読んでもらえるアポイントメールの件名や本文の書き方を知り、売上をあげたい」
「顧客にそったアポイントメールを書いて成約率をあげたい」と思っているのであれば、必ず役立つ内容なのでぜひ最後まで読んでください。
1：【前提知識】アポイントメールの必要性とは？メリット3選
「そもそもなぜアポイントメールが必要なのか」「アポイントメールのメリットがわからない」という方のために前提知識として、アポイントメールの必要性やメリットについてお話ししていきます。
そもそもアポイントメールは、約束を取り付けることであり、ビジネスの場面では顧客との商談の約束をするためのメールです。
メールのほかにアポイントを取る方法としては、電話もあります。
その上でなぜメールでアポイントを取るかというと以下の3つのメリットがあるからです。
アポイントメールのメリット①：漏れなく必要な情報を伝えられる
なぜなら、メールでアポイントを取るため、電話や対面とは異なり正確に必要な情報を相手に送ることができるからです。
またメールは何が必要で不要な情報か考えながら文章を書くことができ、資料やWebサイトのURLも送ることができます。
そのため無駄を省くことができることかつ、電話と比べてより詳しく正確な情報をわかりやすく相手に伝えることができます。
そのため、メールでアポイントを取ることは漏れなく必要な情報を正確に伝えることが可能と言えます。
アポイントメールのメリット②：空いた時間で確認してもらえる
電話でアポイントを取る場合は相手が忙しい時間にかけてしまい、話を聞いてもらえない可能性もあります。
しかし、メールは電話と違って相手の空いた時間に確認してもらうことができるのです。
そのため、メールの文章を工夫することで最後まで読んでもらい、アポイントに繋がりやすくなります。
アポイントメールのメリット③：アポの内容を確認することができる
電話でアポイントを取ると文章で残っていないため、アポ内容の相違が生まれる可能性があります。
また、電話で話した内容を後でメールで送ったとしても二度手間になってしまいます。
しかし、メールでアポイントを取ることによって一度で済ませることができ、顧客も自分も改めて確認することが可能です。
【補足】その敬語実は間違ってるかも？正しい敬語を使おう
ビジネスパーソンとして、誤った敬語の使い方や言葉遣いをすると印象が悪くなってしまいます。
メールだからこそ文章として残るため敬語や言葉遣いには細心の注意を払いましょう。
2：ただ書けばいい訳ではない！アポイントメールを書く前に
「アポイントメールをとりあえず書いているがなかなか商談に繋がらない」「テンプレコピペメールを使っている」という方は多いのではないでしょうか。
そういう方のために商談に繋げるためのメールにするための下準備についてお話ししていきます。
それは、顧客について下調べを行うということです。
営業活動を行っていると普段の仕事が忙しく、どうしても数を増やすことを優先してしまいがちです。そのためテンプレメールを使って楽をしたくなる気持ちもわかります。
しかし、相手の企業担当者にも数多くのメールが届いているため、コピペメールだと最後まで読んでもらえません。
そのため、相手の会社情報をHPやSNSでしっかり下調べを行い、相手の特徴を知ることが大切です。
その上で「なぜメールを送るのか」や「相手にどのようなメリットがあるのか」をしっかり文面で伝えて相手に読んでもらえるような文章を書きましょう。
例えば、相手の仕事内容に対してどのような点で役に立てるのか具体的な内容を書くことで目に止まりやすくなります。
3：商談に繋がる！アポイントメール作成のポイント
「実際に企業の下調べが必要なことはわかったけどアポイントメールを実際にどうやって書いたらいいかわからない」「件名や本文の書き方がわからない」という方のために件名と本文に分けてポイントを解説します。
有効的な商談アポイント(訪問)のお願いメール〜件名編〜
商談につながるアポイントのお願いメールの件名を書くときのポイントについて2つお話しします。
訪問に繋げるためにはメールを最後まで読んでもらう必要があります。
相手の営業担当も件名を見て読む必要があるか不要かを判断していると言っても過言ではありません。
そのためこれを読まないといいメール文を書いていても読んでもらえず、時間を無駄にしている可能性があります。
商談アポメール件名のポイント①：具体的な言葉を入れる
まず件名を書く上で1番大事なことはメールの内容を見なくても件名を見ただけで内容がわかることです。
なぜなら、メールのデメリットは後回しにされてしまったり、最悪の場合は件名を見て重要ではないと判断され、読まれなかったりします。
そのため、具体的になぜメールしたのかわかるように件名には具体的な言葉を入れるようにしましょう。
また、件名には自社名や名前を必ず入れましょう。
具体的な内容かつ自社名や名前を書くことで読んでもらいやすくなります。
商談アポメール件名のポイント②：18字程度に要点をまとめる
件名を書く上で大切なことは要点を簡潔かつ具体的に書くことです。
メールソフトによって表示される件名の文字数は異なりますが、件名が長いと途中で切れてしまう可能性があります。
そのため、18文字程度で要点をまとめた件名にしましょう。
この記事以外にもこちらの記事も読むことでより成果に繋がります。ぜひ読んでみてください。
>>営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】
>>【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
>>アポ取り成功率UP！ルート営業セールスのコツ7つと訪問理由5つ
有利になる！？アポイントのお願いメール〜本文編〜
アポイントのお願いメールの件名ができたら、次は本文です。
件名が良くても本文が読みにくくては最後まで読まれることはありません。
これを読んで訪問につながるアポイントメールを作成しましょう。
訪問に繋がるアポメールのポイント①：訪問の経緯を伝える
まずは訪問の経緯を伝えることが大切です。
アポイントメールを送るに至った経緯や訪問の経緯はメール内容のメインになります。ただ、長々と書いてしまうとわかりにくいだけでなく、相手の時間も奪ってしまいます。
そのため簡潔にまとめることが大切です。
また、紹介者がいる場合は紹介してくれた人の名前と社名も入れておくと、読む側も状況把握がしやすくなります。
漏れのないように具体的に使いたいけど、うまく文章が書けないという方は5W1Hを意識してみましょう。また、箇条書きを意識することでわかりやすくなります。
・Who(誰が)：訪問の際誰がいるのか、同行者がいる場合は何人いるのか関係性を書く
・When(いつ)：訪問の候補日は3つ書く
・What(何を)：訪問の際に話す内容
・Why(なぜ)：訪問したい理由
・Where(どこで)：訪問したい場所(事務所や工場など訪問理由に合った場所)
・How(どのように)：相手がこのメールを読んだ後してほしい行動(返信期日)
訪問に繋げるためには、メールを読んだ後にメリットや会った後のイメージができることが必要です。
わかりにくく読み直しやわからないことがあり、質問が必要な文章は訪問までのステップが多いため、訪問のハードルが高く感じられてしまいます。
そうなるとアポイントに繋がらなくなるので注意が必要です。
訪問に繋がるアポメールのポイント②：送るタイミングを考える
アポメールを送るタイミングは、土日休みの企業の場合は金曜日の終業前、サービス業等のシフト制の場合は閉店前や開店前がおすすめです。
日中の忙しい時間は流し読みされてしまいます。
そのため、メールを集中して確認する時間を狙って送るのがおすすめです。また、メールは長期期間中やその前後に送らないようにしましょう。
なぜなら、メールが溜まりすぎて見てもらえない可能性があるからです。
そしてメールだからといって夜遅くに送るのは印象が悪くなってしまうため、営業時間内に送るのがマナーです。
もし、どうしても夜遅くなってしまう場合は「夜分遅くに失礼します」と一言添えることが大切です。
訪問に繋がるアポメールのポイント③：「アポイント」とは言わない
なぜなら「アポイント」という言葉を使うと相手が丁寧な印象を受けないからです。
「アポイント」という言葉は「アポイントメント」の略語であり、訪問依頼する側が使用する言葉ではないからです。
そのため、「ご挨拶のお願い」や「ご面談のお願い」のような丁寧な表現を使いましょう。
4：【シーン別】アポイント(訪問依頼)メールの例文紹介
「訪問メールのポイントはわかったが実際にメールにできない」「アポメールの書き方はわかるが文章がうまく書けない」「新規顧客・既存顧客でどういう風に書き分けたらいいかわからない」という悩みを持っている方はここで紹介している例文を参考にして売上に繋がるメール作成していきましょう。
【新規顧客】ご挨拶に伺いたい時のアポメール件名と併せて例文紹介
新規顧客にご挨拶に伺いたい時に送るメールを件名も併せて例文を紹介します。
＜例文＞
件名：【ご挨拶のお願い】弊社サービス△△ご紹介(△△株式会社/山田太郎)
本文
株式会社〇〇
〇〇様
初めてご連絡いたします。
突然のご連絡失礼します。
私、△△株式会社の山田太郎と申します。
貴社のHPを拝見させていただき、貴社の××事業に、弊社の△△サービスがお役に立つのではないかと考え、直接お会いしてご説明させていただきたくご連絡しました。
恐れ入りますが、下記日時でお時間をいただくことは可能でしょうか？
＜候補日程＞
・◯月◯日(月) ◯時〜◯時
・◯月◯日(火) 終日可能
・◯月◯日(木) ◯時以降
お時間は1時間程度いただければと存じます。
当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお伝えできればと考えております。
ご訪問の際は、私以外に△△部の佐藤も同行いたします。
ご都合が合わない場合は、◯◯様のご都合の良い日程を2〜3日程ご提示いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日(木)までにご返信をお願いできますでしょうか？お手数おかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
【既存顧客向け】売上に繋がるアポイントメールの例文紹介
既存顧客向けのアポメールの例文も紹介します。
＜例文＞
件名：〇〇の課題に有効な新サービス△△のご案内(△△株式会社/山田太郎)
株式会社〇〇
総務部 部長
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社・営業部の山田太郎でございます。
以前は弊社サービス△△をご利用いただき、誠にありがとうございました。
この度弊社より、〇〇の課題を解決する新サービス
「〇〇(商品やサービス名)」の提供を開始いたしました。
そこで〇〇様が以前おっしゃっていた貴社の〇〇事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第です。
他社様で利用していただき〇〇が140%アップした実績もあり、
ぜひ導入事例などを交えて直接内容をご説明し〇〇様のご意見を
お聞かせいただければ幸いです。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？
＜候補日程＞
・◯月◯日(月) ◯時〜◯時
・◯月◯日(火) 終日可能
・◯月◯日(木) ◯時以降
お時間は1時間程いただければと思います。
上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。
ご多忙な時期にお手数をおかけしますが、◯月◯日までにご返信いただければ幸いです。
ご検討のほどよろしくお願いします。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
これを読んでいる人はこちらも読んでいます。合わせて読むことでより理解が深まり、売上につながるため、ぜひ読んでみてください。
アポ取り成功率UP！ルート営業セールスのコツ7つと訪問理由5つ
5：【パターン別】損してるかも！アポイントメールの返信例文紹介
「アポイントメールを送ったはいいが返信の仕方がわからない」「返信メールに時間をかけずにスマートに送りたい」という方は多いのではないでしょうか。
今回はパターン別でアポイントメールの返信例文を紹介します。
アポイントメールの返信①：アポイント獲得のお礼メール
アポイントを取得した際にお礼とともに簡潔に決まった内容を伝える必要があります。
アポイントメールに返信するため件名は省略します。
＜例文＞
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社・法人営業部の山田太郎でございます。
この度は、ご多忙の中日程調整いただきありがとうございました。
日時：◯月◯日(木) 〇〇：〇〇
場所：貴社本社
内容：新サービスの概要説明、機能紹介など
当日は私と課長が貴社へお伺いいたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
アポイントメールの返信②：訪問前日のリマインドメール
アポイントが確定したらゴールではありません。しっかり売上に繋げるためにもアポイント前日には確認のメール、もしくは電話でのスケジュール確認を行いましょう。
リマインドメールを送ることで、相手がアポイントを思い出すきっかけにもなります。
また、相手がアポイントの内容を確認する際にたくさんのメールの中から探す手間が省けます。
＜例文＞
件名：明日(◯月◯日◯時から)のアポイントについてのご確認
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社の山田太郎です。
先日は面接日程の調整にご協力いただき誠にありがとうございます。
アポイントの詳細は下記の通りになります。
日時：◯月◯日〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇、
内容：新サービスの概要説明、機能紹介など
当日は、私と課長が貴社へお伺いいたします。
ご確認のほどお願い申し上げます。
急遽、ご都合が合わない時は私宛(080-1234-5678)にご連絡いただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
アポイントメールの返信③：日程変更が必要になった時の依頼メール
基本的には一度決めた日時をこちらの都合で変更してはいけません。しかし、他のアポイントと被ってしまったり、上司が同行することとなり日程変更を余儀なくされる場合もあるとかと思います。
そのため、一刻も早く連絡することが重要です。
日程変更は相手側にアポイントの優先順位が低いという印象を与えかねません。しっかり敬意を払った上で調整をお願いしましょう。
件名：アポイント日程の調整について
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社の山田太郎です。
先日はアポイントを調整いただきありがとうございました。
せっかく調整いただいた◯月◯日ですが、私の都合によりお伺いが難しくなってしまいました。
こちらからお話しているにも関わらず申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、以下いずれかのにってに変更していただくことは可能でしょうか。
＜候補日程＞
・◯月◯日(月) ◯時〜◯時
・◯月◯日(火) 終日可能
・◯月◯日(木) ◯時以降
上記の日程で難しい場合は、〇〇様のご都合のよい日程を教えていただけますと幸いです。
再度調整いただき大変恐縮ではございますが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
これを読んでいる人はこちらの記事も合わせて読んでいます。読まないと売上にできるものも売上に繋がらなくなってしまう可能性があるため、読んでおくことをおすすめします。
>>「アポイント メール 返信 例文(作成中。)」
6：できてない人多数！アポイントメールは訪問後が大事！例文紹介
「訪問後どのようなメールを送ったらいいかわからない」と悩んでいる方はこれを読んでスマートにメールを送れるようになりましょう。
訪問させていただいた後は、帰社後すぐにお礼のメールを送ることで相手の印象がよりよくなります。
お礼メールを送る際は、商談内容をまとめた議事録等を添付すると良いですが、当日に送れない場合はお礼メールを先に送りましょう。
＜例文＞
件名：【御礼】面談の議事録と今後について
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社の山田太郎です。
本日は大変お忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
当社の△△サービスについて、〇〇様にご好評いただきとても嬉しく思います。
引き続き、貴社のお役に立てるようご提案させていただければと存じます。
念のため、本日の議事録をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いします。
ご不明な点がございましたら、お気軽に〇〇までお申し付けください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
法人営業部 山田太郎
TEL：080-1234-5678
Mail：yyy@〜.com
7：これで解決！メール内容を変えてもアポ率が上がらない原因
「メール内容を変えたが返信率やアポ率が上がらない」と悩んでいる営業マンは多いです。その場合はメールが原因ではないかもしれません。これを読んで、アポ率が上がらない理由を発見し、成果を出しましょう。
メール内容を変えたのにアポ率が上がらない原因は2つあります。
1つ目はリードとターゲット層がズレていることです。そもそも獲得したリードとターゲット層が一致していないと、いくらいいメールの内容だったとしても商談には繋がりません。
売上を上げるためにも、マーケティングチームと営業チームで連携を図り、今一度リードが合っているか確認しましょう。
具体的には、ペルソナや顧客の悩みを共有し合いPDCAを回していきましょう。そうすることでリードの質も高まり、アポ率も上がります。
2つ目はお客様の状況に合わせた内容になっていないことです。
これは新規顧客の場合は少し難しいかもしれませんが、お客様の状況を知ることでよりアポ率は上がってきます。
そのため、何に悩んでいるのかを知る必要があります。
アポイントメールを送る前に顧客について知ることが大切とお話しましたが、ここがズレてしまうとせっかく時間をかけて書いたメールも無駄になってしまいます。
顧客が何に悩んでいるのかそれを解決できるものは何なのかを今一度考えてみることが大切です。
まとめ：【シーン別解説】アポイントメールの件名や本文書き方紹介例文つき
アポイントメールの書き方について例文と一緒に紹介していきました。定型文を作るのではなく、顧客に合わせたメール作成が大切です。1回読んだだけで、コツを掴むことは難しいので何回も読んで有効な商談に繋げていきましょう。
では、最後まで読んでいただきありがとうございました！
他の人は「営業必見！商談に繋がるアポ取りメールの書き方【例文10個付き】」も読んで、さらに実力を付けています。
